Definition
Ein Fahrtenbuch ist die fortlaufende Aufzeichnung aller Fahrten eines bestimmten Fahrzeugs: wann, von welchem Kilometerstand bis zu welchem, wohin, wozu und mit wem am Steuer. Hinter dem einen Wort stehen drei verschiedene Pflichten mit eigenen Regeln. Wer ein Fahrtenbuch führt, sollte deshalb zuerst klären, für welchen Zweck: für die Dienststelle, für das Finanzamt oder für die Straßenverkehrsbehörde.
Rechtsgrundlage
Dienstlich: Verwaltungsvorschriften für Dienstkraftfahrzeuge
In der öffentlichen Verwaltung folgt das Fahrtenbuch zuerst aus Dienstrecht. Die VwV Kfz Baden-Württemberg (gültig vom 1. März 2021 bis 28. Februar 2027) bestimmt in Nr. 14.1: „Für jedes Dienstkraftfahrzeug ist bereits aus dienstrechtlichen Gründen ein Fahrtenbuch“ zu führen, in Papierform oder elektronisch, ordnungsgemäß und manipulationssicher. Die Eintragungen sind bei Fahrtantritt oder -ende vorzunehmen, das Fahrtenbuch ist monatlich abzuschließen. Die Kraftfahrzeugrichtlinien NRW verlangen in § 25 Abs. 5 ein Fahrtenbuch nach dem Muster der Anlage 6, ebenfalls mit monatlichem Abschluss. Für den Bund sehen die Dienstkraftfahrzeug-Richtlinien in § 8 Abs. 1 ein Fahrtenbuch „gebunden oder in Lose–Blatt–Form“ nach Anlage 3 vor.
Diese Vorschriften binden die jeweilige Landes- oder Bundesverwaltung. Für andere öffentliche Stellen empfiehlt die baden-württembergische VwV lediglich eine entsprechende Anwendung; Kommunen regeln das Fahrtenbuch in eigener Zuständigkeit, etwa in einer Dienstanweisung.
Steuerlich: die Alternative zur 1-%-Regelung
Wird ein Dienstwagen auch privat genutzt, lässt sich der geldwerte Vorteil statt pauschal nach der 1-Prozent-Regelung mit dem tatsächlichen Privatanteil ansetzen (§ 8 Abs. 2 Satz 4 und § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG). Voraussetzung ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Es muss nach R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR „gesondert und laufend“ geführt werden und je dienstlicher Fahrt enthalten: „Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.“ Für Privatfahrten genügen die Kilometer, für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein kurzer Vermerk. Ein repräsentativer Zeitraum reicht nicht.
Behördlich angeordnet: § 31a StVZO
Konnte nach einem Verkehrsverstoß nicht festgestellt werden, wer gefahren ist, kann die Behörde dem Halter ein Fahrtenbuch auferlegen, auch für weitere oder künftig zugelassene Fahrzeuge (§ 31a Abs. 1 StVZO). Nach Abs. 2 sind vor Fahrtbeginn Name, Vorname und Anschrift der fahrenden Person, das Kennzeichen sowie Datum und Uhrzeit einzutragen, nach Fahrtende unverzüglich Datum und Uhrzeit mit Unterschrift. Das betrifft den Halter direkt und gehört damit zur Halterhaftung.
In der Praxis
Zeitnah und in geschlossener Form
Das Finanzamt verlangt ein Fahrtenbuch, das „zeitnah und in geschlossener Form“ geführt wird (H 8.1 (9-10) LStH). Der Bundesfinanzhof hat das 2005 präzisiert: Die Fahrten sind vollständig und im fortlaufenden Zusammenhang aufzuzeichnen, und die Form muss nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließen. „Lose Notizzettel“ können danach kein Fahrtenbuch sein (VI R 27/05). Die VwV Kfz BW übersetzt das in Nr. 14.3.4 so: zeitnah heißt „unmittelbar und ohne Verwendung von Zwischennotizen“, geschlossene Form heißt „in einer gebundenen Buchform“. Berichtigungen müssen als solche erkennbar bleiben (Nr. 14.3.6).
Papier, Excel oder elektronisch
Ein gebundenes Heft erfüllt diese Anforderungen, wenn es sauber geführt wird. Elektronisch geht es ebenfalls: R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR erkennt ein elektronisches Fahrtenbuch an, „wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen und nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen oder dokumentiert werden“. Das BMF-Schreiben vom 3. März 2022 sagt dasselbe (Rn. 28) und lässt bei automatisch aufgezeichneten Fahrten zu, den Fahrtanlass innerhalb von bis zu sieben Kalendertagen nach der Fahrt in einem Webportal nachzutragen (Rn. 29).
Die Tabellenkalkulation ist der Sonderfall. Eine Excel-Datei, die sich nachträglich an nahezu jedes gewünschte Ergebnis anpassen ließ, hat der Bundesfinanzhof nicht als Fahrtenbuch anerkannt; ohne ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gilt die 1-%-Regelung (VI R 64/04, bestätigt 2024 durch VI B 37/23). Wie sich Papier und Software im Aufwand unterscheiden, rechnet der Beitrag Papier oder Software: die Rechnung für einen Fuhrpark mit 100 Fahrzeugen durch. Wer auf Papier bleibt, findet die geforderten Spalten in der Fahrtenbuch-Vorlage.
Typische Fehler
- Nachträglich rekonstruiert: Einträge werden am Monatsende aus Tankbelegen und Kalender zusammengesetzt. Das ist weder zeitnah noch laufend.
- Kilometerlücken: Der Endstand einer Fahrt passt nicht zum Anfangsstand der nächsten. Bei Poolfahrzeugen mit wechselnden Fahrern passiert das besonders leicht.
- Unvollständige Angaben: Reisezweck als „Termin“, kein Geschäftspartner, Umwege ohne Route.
- Offene Datei: Ein bearbeitbares Tabellenblatt ohne Änderungsprotokoll, siehe oben.
- Kein Abschluss: Wo die Verwaltungsvorschrift einen monatlichen Abschluss verlangt, fehlt die Abzeichnung.
Aufbewahrung
Die Fristen folgen dem Zweck. Ein angeordnetes Fahrtenbuch ist „sechs Monate nach Ablauf der Zeit, für die es geführt werden muss“ aufzubewahren (§ 31a Abs. 3 StVZO). In der Landesverwaltung Baden-Württemberg sind Fahrtenbücher „grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren“ (Nr. 14.6 VwV Kfz). Für das steuerliche Fahrtenbuch gilt § 147 AO; welche Frist dort greift, sollte mit der Steuerabteilung geklärt werden.
Mitbestimmung beim elektronischen Fahrtenbuch
Ein elektronisches Fahrtenbuch speichert personenbezogen, wer wann wohin gefahren ist. Damit ist es regelmäßig eine technische Einrichtung, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist. In Nordrhein-Westfalen unterliegt deren Einführung, Anwendung und Erweiterung nach § 72 Abs. 3 Nr. 2 LPVG NRW der Mitbestimmung des Personalrats; im Bund gilt § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG, in privatrechtlich organisierten Unternehmen § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Zweck, Zugriffsrechte und Löschfristen gehören in eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung, abgestimmt mit den Anforderungen an die DSGVO-Konformität.
Auch bekannt als: Fahrtenbuch führen, Fahrtenbuch Dienstwagen, Fahrtenbuch Dienstfahrzeug, elektronisches Fahrtenbuch, digitales Fahrtenbuch, Fahrtenbuchmethode, Fahrtenbuchauflage, Fahrtenbuch Pflichtangaben
Häufige Fragen
Das hängt vom Zweck ab. Für das steuerliche Fahrtenbuch verlangt R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR je dienstlicher Fahrt Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende, Reiseziel und bei Umwegen die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Für Privatfahrten genügen die gefahrenen Kilometer, für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein kurzer Vermerk. Ein nach § 31a StVZO angeordnetes Fahrtenbuch verlangt dagegen vor Fahrtbeginn Name, Vorname und Anschrift der fahrenden Person, Kennzeichen sowie Datum und Uhrzeit, nach Fahrtende Datum und Uhrzeit mit Unterschrift.
Für steuerliche Zwecke in aller Regel nicht. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass eine Computerdatei nur dann ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden (BFH, Urteil vom 16. November 2005, VI R 64/04). Die dort vorgelegte Excel-Datei ließ sich an praktisch jedes gewünschte Ergebnis anpassen. Eine Tabelle, die ausgedruckt und handschriftlich ausgefüllt wird, ist dagegen ein Papierformular.
Ein angeordnetes Fahrtenbuch nach § 31a Abs. 3 StVZO sechs Monate nach Ablauf der Zeit, für die es geführt werden muss. Für Dienstkraftfahrzeuge der Landesverwaltung Baden-Württemberg gelten grundsätzlich sechs Jahre (Nr. 14.6 VwV Kfz). Für das steuerliche Fahrtenbuch richtet sich die Frist nach § 147 AO; welche Kategorie dort greift, sollten Sie mit Ihrer Steuerabteilung klären.
In aller Regel ja. Ein System, das Fahrten personenbezogen speichert, ist geeignet, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. In Nordrhein-Westfalen ist die Einführung solcher technischer Einrichtungen nach § 72 Abs. 3 Nr. 2 LPVG NRW mitbestimmungspflichtig, im Bund gilt § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG, in privatrechtlich organisierten Unternehmen § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Üblich ist eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung.