Definition
Corporate Carsharing bezeichnet die geteilte Nutzung von Firmenfahrzeugen durch mehrere Beschäftigte: Statt ein Fahrzeug fest einer Person zuzuordnen, buchen Berechtigte aus einem gemeinsamen Bestand, übernehmen es über eine Karte, eine App oder ein Keyless-System und geben es nach der Nutzung zurück. Die Kosten werden nutzungsbezogen auf Kostenstellen verrechnet.
Der Begriff wird oft so verwendet, als sei er ein eigenes Betriebsmodell. Sachlich ist er die technisch ausgebaute Form der Poolfahrzeugverwaltung: dieselbe Organisation, ergänzt um Selbstbedienung und Abrechnungslogik. Diese Unterscheidung ist praktisch relevant, weil die Technik die Organisation nicht ersetzt — ein ungeordneter Pool wird durch eine App nicht geordnet.
Abgrenzung nach drei Seiten
Zum Fahrzeugpool. Ein Pool kann über ein Schlüsselbrett und eine Liste laufen. Corporate Carsharing setzt Selbstbuchung ohne Zwischenstelle, technischen Zugang und nutzungsbezogene Verrechnung voraus. Die Halterpflichten sind in beiden Fällen identisch.
Zum öffentlichen Carsharing. Hier hilft das Gesetz. Das Carsharinggesetz definiert in § 2 Nr. 1 ein Carsharingfahrzeug als Fahrzeug, das „einer unbestimmten Anzahl von Fahrern und Fahrerinnen auf der Grundlage einer Rahmenvereinbarung“ angeboten wird, und in Nr. 2 den Carsharinganbieter als Unternehmen, das Fahrzeuge „zur Nutzung für eine unbestimmte Anzahl von Kunden und Kundinnen nach allgemeinen Kriterien anbietet“. Ein Angebot ausschließlich für die eigenen Beschäftigten erfüllt beides nicht. Corporate Carsharing fällt deshalb in aller Regel nicht unter das CsgG — und kann dessen Bevorrechtigungen im Straßenraum, etwa reservierte Stellplätze, auch nicht in Anspruch nehmen.
Zum Dienstwagen. Beim Dienstwagen ist ein Fahrzeug einer Person zugeordnet, meist mit erlaubter Privatnutzung und einem geldwerten Vorteil nach der 1-Prozent-Regelung. Beim Corporate Carsharing entfällt die feste Zuordnung. Wird der Bestand für private Fahrten geöffnet, greifen die Poolregeln — nicht die Einzelfahrzeugregel.
Steuerliche Behandlung
Ohne Privatnutzung entsteht kein geldwerter Vorteil. Wird sie erlaubt, gilt für den Pool Randziffer 14 des BMF-Schreibens vom 3. März 2022: Der pauschale Nutzungswert wird mit 1 Prozent der Listenpreise aller Fahrzeuge ermittelt und die Summe durch die Zahl der Nutzungsberechtigten geteilt; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt dasselbe mit 0,03 Prozent, multipliziert mit den individuellen Entfernungskilometern.
Für Modelle, in denen private Nutzung nur selten vorkommt, ist Randziffer 16 die praktikablere Grundlage: Bei Überlassung „von Fall zu Fall für nicht mehr als fünf Kalendertage im Kalendermonat“ kann je Fahrtkilometer mit 0,001 Prozent des Listenpreises bewertet werden — Voraussetzung ist, dass die Kilometerstände festgehalten werden. Ein vereinbartes Nutzungsentgelt mindert den Nutzungswert (R 8.1 Abs. 9 Nr. 4 LStR); wird also für Privatfahrten ein Kilometerpreis berechnet, sinkt der steuerpflichtige Vorteil entsprechend.
Bevor ein Modell mit privater Nutzung eingeführt wird, gehört die konkrete Ausgestaltung mit der Steuerberatung abgestimmt — insbesondere die Frage, ob eine Überlassung oder eine Vermietung vorliegt.
In der Praxis
Was vor der Technik zu klären ist. Welche Fahrzeuge gehören in den geteilten Bestand, und welche bleiben zugeordnet? Wer darf buchen, und gelten Vorrangregeln? Wie lange darf im Voraus gebucht werden, und was passiert mit nicht angetretenen Buchungen? Wie wird verrechnet — pauschal je Kostenstelle oder je Fahrt? Diese vier Antworten bestimmen den Erfolg stärker als die Wahl des Zugangssystems.
Der Zuschnitt des Bestands. Fahrzeuge, die nur eine Person nutzt, gehören nicht in den geteilten Bestand — sie senken die Auslastungskennzahl und erzeugen Konflikte. Umgekehrt lohnt der Blick auf Fahrzeuge, die formal zugeordnet sind, aber selten bewegt werden: Sie sind die eigentliche Reserve. Belastbar wird diese Entscheidung erst mit Nutzungsdaten über mehrere Monate.
Zugangstechnik. Karte, App oder fest verbautes Modul. Der Komfortgewinn ist real, ebenso der Aufwand: Einbau, Mobilfunkverträge, Ausfälle, und die Frage, was passiert, wenn das System nicht erreichbar ist. Ein Rückfallweg — Schlüsselkasten mit dokumentierter Entnahme — gehört in jedes Konzept.
Verrechnung. Nutzungsbezogen heißt: je Fahrt oder je Kilometer, mit einem Satz, der die Fixkosten deckt. Zwei Fehler wiederholen sich. Ein zu niedriger Satz macht den geteilten Bestand für die Fachbereiche attraktiv, deckt aber die Kosten nicht — die Differenz bleibt zentral hängen. Ein zu hoher Satz treibt die Bereiche zurück in eigene Fahrzeuge oder in Mietwagen. Praktikabel ist ein Satz aus den Vollkosten des Vorjahres, jährlich nachgezogen.
Halterpflichten. Führerscheinkontrolle, jährliche Unterweisung und Fahrzeugprüfung gelten unverändert. Der Vorteil eines gebuchten Bestands: Der Prüfstatus lässt sich an die Buchung koppeln. Wer keine gültige Kontrolle hat, bekommt kein Fahrzeug.
Nachvollziehbarkeit. Bei einem Verkehrsverstoß muss ermittelbar sein, wer gefahren ist; andernfalls droht eine Fahrtenbuchauflage nach § 31a StVZO. Buchungshistorie und Übergabeprotokoll sind dafür die Grundlage — und zugleich die Daten, die wegen ihrer Aussagekraft über Anwesenheit und Bewegung besonders sorgfältig zu behandeln sind. Zweck, Zugriff und Löschfristen gehören vor der Einführung festgelegt; Einzelheiten unter DSGVO-Konformität.
Auch bekannt als: Firmen-Carsharing, Betriebliches Carsharing, Corporate Car Sharing, Unternehmens-Carsharing, Firmenflotten-Sharing, internes Carsharing, Dienstwagen-Sharing
Häufige Fragen
Die geteilte Nutzung von Firmenfahrzeugen durch mehrere Beschäftigte, organisiert über Selbstbuchung, technischen Fahrzeugzugang und nutzungsbasierte Kostenverrechnung. Statt ein Fahrzeug fest einer Person zuzuordnen, buchen Berechtigte aus einem gemeinsamen Bestand. Häufig wird das Modell für private Nutzung außerhalb der Arbeitszeit geöffnet, dann gegen Entgelt.
In aller Regel nicht. Das Carsharinggesetz definiert in § 2 Nr. 1 und 2 ein Angebot an eine „unbestimmte Anzahl“ von Fahrerinnen und Fahrern beziehungsweise Kundinnen und Kunden nach allgemeinen Kriterien. Ein Angebot, das sich ausschließlich an die eigenen Beschäftigten richtet, erfüllt das nicht. Das Gesetz regelt zudem nur Bevorrechtigungen im Straßenraum — Stellplätze, Parkgebühren — und nicht den Betrieb selbst.
Der Vergleich hängt an der Auslastung, nicht am Fahrzeugpreis. Feste Zuordnung bedeutet volle Fixkosten je Person; ein geteilter Bestand verteilt dieselben Fixkosten auf mehrere. Die Ersparnis entsteht dort, wo Fahrten sich zeitlich verteilen lassen — und sie verschwindet, wenn alle gleichzeitig fahren wollen. Belastbar wird die Rechnung erst mit Buchungsdaten über mehrere Monate: Gleichzeitigkeit in der Spitze, Belegungsgrad und Ablehnungsquote.
Buchungs-, Zugangs- und Telematikdaten zeigen, wer wann wo war. Zweck, Zugriffsberechtigte, zulässige Auswertungen und Löschfristen gehören deshalb vor der Einführung festgelegt. Zugangs- und Buchungssysteme sind technische Einrichtungen, die zur Verhaltens- und Leistungsüberwachung geeignet sind, und damit nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig — im öffentlichen Dienst nach § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG.
Dann entsteht ein geldwerter Vorteil. Für einen Fahrzeugpool gilt die Regel aus Randziffer 14 des BMF-Schreibens vom 3. März 2022: 1 Prozent der Listenpreise aller Fahrzeuge, geteilt durch die Zahl der Nutzungsberechtigten. Bei nur gelegentlicher Überlassung von höchstens fünf Kalendertagen im Monat erlaubt Randziffer 16 die Einzelbewertung mit 0,001 Prozent je Fahrtkilometer, wenn die Kilometerstände festgehalten werden. Ein vereinbartes Nutzungsentgelt mindert den Vorteil.