Vorlagen für den Fuhrpark
Arbeitsvorlagen aus der Fuhrparkpraxis als Excel oder PDF — mit Erklärung, wofür sie gedacht sind und wo ihre Grenzen liegen. Download direkt, ohne Registrierung.
Anforderungskatalog Fuhrparksoftware: Fahrtenbuch, Fristen, Auswertung
Herstellerneutraler Anforderungskatalog für die Auswahl von Fuhrparksoftware: 51 Kriterien mit Prüffragen und Bewertung, als Excel und PDF.
Eine Pflicht zum Anforderungskatalog gibt es nicht, wohl aber Anforderungen, die eine Software erfüllen muss: Ein elektronisches Fahrtenbuch muss nachträgliche Änderungen ausschließen oder dokumentieren (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR), und ein gehosteter Dienst braucht einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Der Katalog macht solche Punkte vor der Entscheidung prüfbar.
Vorlage ansehen & herunterladenEckpunkte für eine Dienstvereinbarung zum digitalen Fahrtenbuch
Checkliste der zwölf Punkte, die eine Dienstvereinbarung zum digitalen Fahrtenbuch regeln sollte, von Zweck bis Löschfrist. Word und PDF.
Ein digitales Fahrtenbuch ist eine technische Einrichtung, die objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen. Ihre Einführung ist deshalb mitbestimmungspflichtig, in Nordrhein-Westfalen nach § 72 Abs. 3 Nr. 2 LPVG NRW, in privatrechtlichen Gesellschaften nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Die Checkliste ist keine Rechtsberatung und kein Mustervertrag.
Vorlage ansehen & herunterladenUVV-Prüfprotokoll für Fahrzeuge
UVV-Prüfprotokoll nach § 57 DGUV Vorschrift 70 mit Prüfliste für Pkw und Transporter, Mängelbewertung und Unterschriften. PDF und Excel.
Fahrzeuge sind nach § 57 Abs. 1 DGUV Vorschrift 70, für Kommunen wortgleich nach DGUV Vorschrift 71, bei Bedarf, mindestens jedoch einmal jährlich durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand zu prüfen. Die Ergebnisse sind schriftlich niederzulegen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Prüfpflichtige Arbeitsmittel dürfen nur verwendet werden, wenn die Prüfungen durchgeführt und dokumentiert wurden (§ 4 Abs. 4 BetrSichV).
Vorlage ansehen & herunterladenDienstwagenrichtlinie: Muster zum Anpassen
Muster-Dienstwagenrichtlinie mit 13 Abschnitten von Berechtigtenkreis bis Rückgabe, als Word-Datei zum Anpassen und als PDF. Ohne Formular.
Eine Dienstwagenrichtlinie ist keine gesetzliche Pflicht, sondern eine Konkretisierung des Weisungsrechts nach § 106 GewO. Sobald mehrere Personen Fahrzeuge nutzen, ersetzt sie die Einzelfallentscheidung und regelt Berechtigung, Privatnutzung, Kostenbeteiligung und Rückgabe an einer Stelle. Regeln zum Verhalten und zu technischen Einrichtungen sind mit dem Betriebs- oder Personalrat abzustimmen.
Vorlage ansehen & herunterladenFahrtenbuch-Vorlage: dienstlich und steuerlich
Zwei Fahrtenbuch-Vorlagen als Excel und PDF: dienstlich nach Nr. 14.1 VwV Kfz und steuerlich nach R 8.1 LStR. Ohne Formular.
Das dienstliche Fahrtenbuch belegt, wer ein Dienstfahrzeug wann und wozu genutzt hat; für Dienstkraftfahrzeuge des Landes Baden-Württemberg verlangt Nr. 14.1 VwV Kfz einen monatlichen Abschluss. Das steuerliche Fahrtenbuch ist nach R 8.1 LStR die Alternative zur 1-Prozent-Regelung und nur belastbar, wenn es zeitnah und ohne Lücken geführt wird. Ein von der Behörde angeordnetes Fahrtenbuch nach § 31a StVZO ist bis sechs Monate nach Ablauf der Auflage aufzubewahren.
Vorlage ansehen & herunterladenUnterweisungsprotokoll: Vorlage für den Nachweis
Vorlage für den Unterweisungsnachweis nach § 12 ArbSchG: Themenplan, Termine und Teilnehmerliste zum Unterschreiben. Excel und PDF.
Der Arbeitgeber muss Beschäftigte vor Aufnahme der Tätigkeit und danach regelmäßig unterweisen (§ 12 ArbSchG), Fahrerinnen und Fahrer zusätzlich nach § 35 DGUV Vorschrift 70. Wer gefehlt hat, gilt als nicht unterwiesen. Der Nachweis mit Datum, Thema, unterweisender Person und Unterschriften ist der Beleg gegenüber Aufsicht und Unfallversicherungsträger.
Vorlage ansehen & herunterladenPrüfprotokoll zur Führerscheinkontrolle als Excel-Vorlage
Prüfprotokoll zur Führerscheinkontrolle als Excel-Vorlage: Fahrerliste, Prüfhistorie und automatische Wiedervorlage, ohne Registrierung.
Wer als Halter ein Fahrzeug überlässt, muss sich von der gültigen Fahrerlaubnis der fahrenden Person überzeugen; andernfalls drohen Strafe nach § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG und Bußgeld nach § 31 Abs. 2 StVZO. Ein festes Intervall nennt das Gesetz nicht, üblich ist eine Sichtprüfung zweimal im Jahr. Das Protokoll belegt jede Kontrolle, ohne Kopien des Führerscheins abzulegen.
Vorlage ansehen & herunterladenWer solche Nachweise führen muss
Die Pflichten liegen bei unterschiedlichen Stellen. DieFührerscheinkontrolle trifft den Halter des Fahrzeugs, in der Regel also das Unternehmen oder die Dienststelle. DieUnterweisung schuldet der Arbeitgeber; die Durchführung kann er schriftlich auf zuverlässige und fachkundige Personen übertragen (§ 13 Abs. 2 ArbSchG). Das steuerliche Fahrtenbuch führt, wer statt der1-Prozent-Regelung den tatsächlichen Privatanteil ansetzen will, und zwar je Fahrzeug für das ganze Kalenderjahr. EineDienstwagenrichtlinie ist freiwillig, wird aber zum Regelwerk, sobald mehrere Personen Fahrzeuge nutzen. In der Praxis laufen alle diese Aufgaben meist in der Fuhrparkleitung zusammen, weil dort Fahrzeuge, Fahrer und Termine ohnehin geführt werden.
Wie lange die Nachweise aufzubewahren sind
Eine einheitliche Frist gibt es nicht. Sie folgt je Nachweis aus der Vorschrift oder aus dem Zweck:
- Behördlich angeordnetes Fahrtenbuch: sechs Monate nach Ablauf der Zeit, für die es geführt werden muss (§ 31a Abs. 3 StVZO).
- Unterweisungsnachweise: Das Regelwerk nennt keine feste Frist. Sie werden gebraucht, solange aus dem unterwiesenen Zeitraum noch Ansprüche oder Ermittlungen entstehen können, nach einem Arbeitsunfall auch Jahre später.
- Führerscheinkontrolle: Für den Nachweis genügen Datum, Ergebnis und prüfende Person. Wer Kopien des Führerscheins speichert, braucht dafür Zweck, Rechtsgrundlage und eine Löschfrist.
- Steuerliches Fahrtenbuch: Wo steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen greifen, gehen sie der Löschung vor.
Legen Sie die Frist je Datenart fest und tragen Sie sie in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein. Wie das im Fuhrpark aussieht, steht unterDSGVO-Konformität.
Download ohne Registrierung
Alle Vorlagen laden Sie direkt auf der jeweiligen Seite herunter: ohne Formular, ohne E-Mail-Adresse, ohne Registrierung. Jede Vorlage nennt ihre Version und ihren Stand, und jede Seite erklärt Schritt für Schritt, wie die Datei ausgefüllt wird und wo ihre Grenzen liegen.
Alle Vorlagen dürfen im eigenen Unternehmen frei genutzt und angepasst werden. Sie ersetzen keine Rechtsberatung; Rechtsgrundlagen sind je Vorlage genannt.