Fahrtenbuch-Vorlage: dienstlich und steuerlich

Ein Fahrtenbuch führt man aus zwei völlig verschiedenen Gründen — und wer beide vermischt, hat am Ende keines, das trägt. Der dienstliche Nachweis beantwortet, wer ein Fahrzeug wann, wohin und wozu bewegt hat. Das steuerliche Fahrtenbuch beantwortet, welcher Anteil der Fahrleistung privat war, und ersetzt damit die pauschale 1-Prozent-Regelung.

Diese Vorlage enthält beide Varianten, jeweils als Excel-Arbeitsmappe und als Vordruck zum Ausdrucken. Die Feldsätze stammen nicht aus einem Musterheft, sondern aus den maßgeblichen Vorschriften.

Was die Vorlagen enthalten

Dienstlicher Nachweis. Der Feldsatz folgt Nummer 14.1 der Verwaltungsvorschrift für den Kraftfahrzeugbetrieb des Landes Baden-Württemberg: Datum, Zweck der Fahrt, Fahrtstrecke mit Anfangs- und Endpunkt (genaue Adresse), Name der fahrenden Person sowie Kilometerstand bei Beginn und Ende. Dazu die Angaben, die die Vorschrift für Fuhrparkverwaltung und Stundennachweis verlangt: Abfahrts- und Ankunftszeiten, Unfälle und Schäden einschließlich erkennbarer Verschleißerscheinungen und Verbrauchsdaten. Ein eigenes Blatt bildet den monatlichen Abschluss ab, den Nummer 14.1 ausdrücklich fordert.

Steuerliches Fahrtenbuch. Der Feldsatz folgt R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR: Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Auswärtstätigkeit, Reiseziel und bei Umwegen die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Jede Fahrt wird einer von vier Arten zugeordnet — dienstlich, privat, Wohnung–erste Tätigkeitsstätte, Familienheimfahrt. Das Blatt „Jahresauswertung“ summiert die Kilometer je Art, ermittelt aus den Gesamtkosten den geldwerten Vorteil und stellt ihn dem pauschalen Wert gegenüber.

Beide Excel-Mappen bringen 300 vorbereitete Zeilen, ein Beispiel in der ersten Zeile und die Berechnung der gefahrenen Kilometer mit. Die PDF-Vordrucke sind A4 quer, zwei Seiten, zum Ausdrucken und Abheften.

Der wichtigste Hinweis

Eine Tabellenkalkulation ist kein steuerlich anerkanntes Fahrtenbuch. Ein elektronisches Fahrtenbuch wird nur anerkannt, wenn nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert werden — so das BMF-Schreiben vom 3. März 2022 in Randziffer 28 unter Verweis auf die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs. Eine Excel-Datei erfüllt das nicht: Jede Zelle lässt sich später ändern, ohne dass es jemand sieht.

Praktisch heißt das: Die steuerliche Excel-Variante ist gut für die Jahresauswertung und als Druckvorlage. Für das Fahrtenbuch selbst nehmen Sie den PDF-Vordruck und führen es handschriftlich — oder ein System, das Änderungen protokolliert.

Für den dienstlichen Nachweis ist die Tabelle dagegen meist ausreichend, solange keine besondere Manipulationssicherheit gefordert ist. Wo sie gefordert ist — etwa nach Nummer 14.1 VwV Kfz, die ausdrücklich „ordnungsgemäß und manipulationssicher“ verlangt —, gilt dasselbe wie bei der steuerlichen Variante.

Nicht zu verwechseln: das behördlich angeordnete Fahrtenbuch

Kann nach einem Verkehrsverstoß nicht festgestellt werden, wer gefahren ist, kann die Behörde dem Halter nach § 31a StVZO ein Fahrtenbuch auferlegen. Dessen Feldsatz ist ein dritter: Vor jeder Fahrt Name, Vorname und Anschrift der fahrenden Person, Kennzeichen sowie Datum und Uhrzeit des Fahrtbeginns; nach der Fahrt unverzüglich Datum, Uhrzeit und Unterschrift. Aufzubewahren ist es sechs Monate nach Ablauf des Zeitraums, für den es geführt werden muss.

Diese Vorlage bildet die ersten beiden Zwecke ab. Wer eine Fahrtenbuchauflage erfüllt, prüft den Wortlaut des Bescheids — er kann zusätzliche Anforderungen enthalten. Hintergrund dazu steht im Glossareintrag Halterhaftung.

Grenzen der Vorlage

Die Vorlage führt ein Fahrzeug je Datei. Für einen Fuhrpark mit mehreren Fahrzeugen entstehen damit ebenso viele Dateien — noch handhabbar bei fünf, unübersichtlich bei dreißig. Sie prüft nicht, ob die Kilometerstände lückenlos aneinander anschließen, sie erinnert nicht an den Monatsabschluss, und sie kann nicht belegen, dass eine Zeile seit ihrer Erfassung unverändert ist.

Was der Wechsel vom Heft zur Software bei 100 Fahrzeugen kostet und einbringt, rechnet der Beitrag Fahrtenbuch auf Papier vs. Software mit offengelegten Annahmen durch. Genau diese drei Punkte schließt das Modul Fahrtenbuch in MobilityManager: Einträge werden fortlaufend und unveränderbar geführt, Korrekturen entstehen als eigene Einträge statt als Überschreibung, und der Monatsabschluss wird als Siegel über den geschlossenen Monat gebildet. Welche Regeln in der eigenen Organisation für Privatnutzung und Nachweisführung gelten, gehört in die Dienstwagenrichtlinie.

So gehen Sie vor

1. Variante wählenFür den dienstlichen Nachweis — wer war wann wo und wozu — nehmen Sie die Variante „dienstlich“. Für die Bewertung des geldwerten Vorteils bei privat genutzten Fahrzeugen die Variante „steuerlich“. Beide lassen sich parallel führen; die steuerliche enthält die dienstlichen Felder mit.
2. Fahrzeugdaten eintragenIm Blatt „Fahrzeug“ Kennzeichen, Fahrzeug, verantwortliche Stelle und den Kilometerstand zu Beginn eintragen. In der steuerlichen Variante kommen Bruttolistenpreis, Erstzulassung, Anschaffungsdatum und die Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte hinzu — sie werden für die Jahresauswertung gebraucht.
3. Je Fahrt eine Zeile führenEintrag bei Fahrtantritt oder Fahrtende, nicht später. Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende, Anfangs- und Endpunkt mit genauer Adresse, Zweck der Fahrt. Ändert sich der Zweck, beginnt eine neue Zeile. In der steuerlichen Variante zusätzlich die Art der Fahrt und die aufgesuchten Geschäftspartner.
4. Lücken vermeidenDer Endstand einer Fahrt ist der Anfangsstand der nächsten. Jede Lücke zwischen zwei Kilometerständen ist im Zweifel eine nicht erfasste Fahrt — der häufigste Grund, warum ein Fahrtenbuch steuerlich verworfen wird.
5. Monatlich abschließenNummer 14.1 VwV Kfz verlangt den monatlichen Abschluss. Im Blatt „Monatsabschluss“ Kilometerstand am Monatsanfang und -ende, Zahl der Fahrten und Besonderheiten eintragen und von der verantwortlichen Person zeichnen lassen.
6. Jahresauswertung erstellenIn der steuerlichen Variante summiert das Blatt „Jahresauswertung“ die Kilometer je Fahrtart. Nach Eingabe der Gesamtkosten des Fahrzeugs errechnet es den geldwerten Vorteil und stellt ihn dem pauschalen Wert nach der 1-Prozent-Regelung gegenüber.