Prüfprotokoll zur Führerscheinkontrolle als Excel-Vorlage

Wer ein Firmenfahrzeug überlässt, muss sich vergewissern, dass die Person fahren darf. Diese Halterpflicht aus § 21 StVG endet nicht mit der Einstellung: Ein Führerschein kann entzogen werden, ohne dass der Arbeitgeber davon erfährt. Deshalb kontrollieren Fuhrparks die Fahrerlaubnis regelmäßig — und dokumentieren jede Kontrolle so, dass sie im Schadensfall nachweisbar ist.

Diese Seite liefert das Werkzeug dafür: das Protokoll als fertige Arbeitsmappe. Woraus sich die Pflicht im Einzelnen ergibt, welche Verfahren es gibt und was als Nachweis der Führerscheinkontrolle für Fahrzeughalter und Fuhrparkverantwortliche zählt, erklärt der Glossareintrag.

Was die Vorlage enthält

Die Arbeitsmappe besteht aus drei Blättern:

• Anleitung — Kurzfassung des Ablaufs und das Prüfintervall in Tagen, das die Wiedervorlage steuert.
• Fahrer — Stammdaten aller Personen mit Fahrberechtigung: Name, Personalnummer, Abteilung, Standort, Führerscheinklassen, Ablaufdatum des Kartenführerscheins.
• Prüfprotokoll — eine Zeile je Kontrolle mit Datum, Fahrer, prüfender Person, Ergebnis als Auswahlliste, Bemerkung und automatisch berechnetem Datum der nächsten Prüfung. Überfällige Prüfungen werden farblich hervorgehoben.

Die Vorlage speichert bewusst keine Führerscheinkopien. Für den Nachweis genügt, dass die Kontrolle stattgefunden hat, wer sie durchgeführt hat und mit welchem Ergebnis.

Für wen sich die Vorlage eignet

Für Fuhrparks mit bis zu etwa 30 Fahrern, in denen eine Person die Kontrollen bündelt, ist die Tabelle ein solider Start. Sie schafft die drei Dinge, an denen es in der Praxis meist fehlt: eine vollständige Fahrerliste, ein festes Intervall und eine Historie.

Ihre Grenzen zeigen sich mit wachsender Flotte: Niemand wird automatisch an fällige Prüfungen erinnert, mehrere Standorte pflegen schnell mehrere Versionen, und ein Fahrer mit abgelaufener Prüfung kann trotzdem ein Fahrzeug buchen. Genau diese drei Lücken schließt das Modul Führerscheinkontrolle in MobilityManager: Fälligkeiten werden gemeldet, die Prüfung wird revisionssicher protokolliert, und die Fahrzeugbuchung kennt den Prüfstatus.

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Die Führerscheinkontrolle ist eine von mehreren wiederkehrenden Pflichten rund um den Fahrer. Die Unterweisung nach DGUV Vorschrift 1 folgt derselben Logik — festes Intervall, Nachweis je Person — und lässt sich mit demselben Prozess organisieren.

So gehen Sie vor

1. Fahrerliste anlegenTragen Sie im Blatt „Fahrer“ alle Personen ein, die Dienstfahrzeuge führen: Name, Personalnummer, Abteilung, Führerscheinklassen und Ablaufdatum des Kartenführerscheins.
2. Prüfintervall festlegenLegen Sie fest, wie oft die Sichtprüfung stattfindet. Üblich sind halbjährliche Prüfungen; das Intervall in Tagen steht im Blatt „Anleitung“ und steuert die Wiedervorlage.
3. Sichtprüfung durchführenLassen Sie sich den Original-Führerschein vorlegen. Prüfen Sie Klassen, Gültigkeit, Lichtbild und Unversehrtheit des Dokuments. Eine Kopie ersetzt die Vorlage des Originals nicht.
4. Ergebnis dokumentierenErfassen Sie im Blatt „Prüfprotokoll“ Datum, prüfende Person und Ergebnis („in Ordnung“, „auffällig“, „nicht vorgelegt“). Das Datum der nächsten Prüfung berechnet die Vorlage automatisch.
5. Auffälligkeiten nachverfolgenBei „auffällig“ oder „nicht vorgelegt“ notieren Sie die Maßnahme (Nachreichung, Fahrsperre, Rücksprache) und tragen die Nachprüfung als eigene Zeile ein, damit die Historie lückenlos bleibt.