Die meisten Softwareauswahlen scheitern nicht an fehlenden Funktionen, sondern an Fragen, die niemand gestellt hat: Lässt sich ein bestätigter Fahrtenbucheintrag doch noch ändern? Sieht der Administrator alle Standorte? Was kostet der Betrieb im vierten Jahr? Bekommen wir unsere Daten zurück, wenn wir wechseln?
Dieser Katalog sammelt diese Fragen für drei Bereiche, die in vielen Fuhrparks gemeinsam ausgewählt werden: das Fahrtenbuch, die Fristenverwaltung und die zentrale Auswertung. Er ist herstellerneutral formuliert und funktioniert für jedes Produkt.
Was der Katalog enthält
51 Anforderungen in zwölf Bereichen, jede mit vorgeschlagener Priorität, einer Prüffrage an den Anbieter und dem Nachweis, der dazu gehört.
| Bereich | Worum es geht |
|---|---|
| Fahrtenbuch: Unveränderbarkeit | Korrekturen als eigener Eintrag mit Begründung, Original sichtbar |
| Lückenprüfung und Monatsabschluss | Kilometerlücken je Fahrzeug, Abschluss durch eine verantwortliche Person |
| Fristenverwaltung | Fälligkeit aus Prüfdatum und Frist, kürzere Fristen je Fahrzeugart, Mängel am Fahrzeug, alle Fristen in einer Liste |
| Zentrale Auswertung | Auswahllisten statt Freitext, Kennzahlen mit Stichtag, Kostenquellen |
| Rechte, Rollen, standortbezogene Sicht | Sichtgrenzen auch für Administratoren und in Exporten |
| Mitbestimmung | Systembeschreibung für die Dienstvereinbarung, Protokollierung, Löschfristen |
| Datenschutz, Auftragsverarbeitung, TOM | Vertrag nach Art. 28 DSGVO, Speicherort, Unterauftragsverarbeiter |
| Betriebsmodell und Datensouveränität | eigene Infrastruktur oder kommunaler IT-Dienstleister, administrativer Zugriff |
| Lizenzmodell und Gesamtkosten | Kauf mit Wartung gegen Abonnement über fünf Jahre, einschließlich Einführung und Betrieb |
| Barrierefreiheit | EN 301 549 als Referenz, Konformitätsbericht |
| Export und Ausstieg | PDF und weiterverarbeitbares Format, alle Zeilen, Herausgabe bei Vertragsende |
| Migrationspfad | Stichtag, Anfangskilometerstände, Bestandslisten, Dubletten |
Die Excel-Fassung hat Auswahllisten für Priorität und Erfüllung, hebt nicht erfüllte Muss-Kriterien rot hervor und zählt im Blatt „Bewertung“ die Ergebnisse je Priorität und je Bereich. Die PDF-Fassung ist zum Abhaken in der Vorführung gedacht.
Drei Fragen, die in Vorführungen selten gestellt werden
Wie wird korrigiert? Fast jede Software kann einen Fahrtenbucheintrag anlegen. Der Unterschied zeigt sich bei der Korrektur: Wird der Eintrag überschrieben, oder entsteht ein neuer Eintrag mit Begründung, während das Original sichtbar bleibt? Eine Änderung ohne Spur erfüllt R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR nicht; die Vorschrift verlangt, dass nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert werden. Lassen Sie sich die Korrektur vorführen, auch mit einem Administratorkonto.
Wo endet die Sicht des Administrators? Viele Rollenmodelle trennen Standorte sauber, bis ein Benutzer Administrationsrechte bekommt. Wenn die Dienstvereinbarung vorsieht, dass jeder Fachbereich nur seine Fahrzeuge sieht, muss diese Grenze auch für Administratoren und in Berichten und Exporten gelten.
Was passiert beim Ausstieg? Ein vollständiger Export mit allen Zeilen, Dokumenten und der Historie ist die Voraussetzung dafür, später wechseln zu können. Klären Sie Format, Frist und Kosten vor dem Vertragsschluss, nicht danach.
Die passenden Vergleiche
Der Katalog beantwortet, welche Software passt. Ob sich eine Software überhaupt rechnet, beantworten drei Beiträge mit offengelegten Annahmen: Fahrtenbuch auf Papier vs. Software, UVV-Prüfung: Dokumentation in Outlook vs. Software und Fuhrparkdaten dezentral oder zentral auswerten. Die Kriterien am Ende dieser Beiträge sind die Grundlage des Katalogs.
Für die Einführung eines digitalen Fahrtenbuchs braucht es in der Regel eine Dienstvereinbarung mit dem Personalrat. Welche Punkte sie regeln sollte, fassen die Eckpunkte für eine Dienstvereinbarung zusammen.
Grenzen des Katalogs
Der Katalog deckt drei Schwerpunkte ab, nicht jede Fuhrparkfunktion; Buchung, Schadenmanagement oder Werkstatt fehlen bewusst. Er ersetzt keine rechtliche Prüfung der Vertragsunterlagen und keine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Die Bewertung zählt, sie gewichtet nicht.
Wer die Gesamtkosten über fünf Jahre für Abonnement und Einmallizenz nebeneinanderstellen will, kann das mit dem Lizenzkosten-Rechner tun. MobilityManager selbst lässt sich mit diesem Katalog genauso prüfen wie jedes andere Produkt; die Angaben dazu stehen auf den jeweiligen Modulseiten, etwa zum Modul Fahrtenbuch.
So gehen Sie vor
- Prioritäten festlegenGehen Sie das Blatt „Anforderungen“ durch und setzen Sie je Zeile Muss, Soll oder Kann. Die vorbelegten Prioritäten sind ein Vorschlag. Streichen Sie, was für Ihr Haus nicht gilt, und ergänzen Sie Eigenes in den freien Zeilen am Ende.
- Prüffragen an die Anbieter stellenJede Anforderung hat eine Prüffrage und den Nachweis, der dazu gehört. Senden Sie die Fragen vorab oder stellen Sie sie in der Vorführung. Ein „ja“ zählt erst mit Nachweis: Vorführung, Dokument oder Vertragstext.
- Je Anbieter ein Exemplar ausfüllenFühren Sie für jedes Angebot eine eigene Kopie der Datei und tragen Sie in der Spalte „Erfüllt“ ja, teilweise oder nein ein. Ein nicht erfülltes Muss-Kriterium wird rot hervorgehoben.
- Ergebnisse vergleichenDas Blatt „Bewertung“ zählt die Ergebnisse je Priorität und je Bereich und meldet nicht erfüllte Muss-Kriterien als Ausschlussgrund. Es gewichtet bewusst nicht: Ob ein teilweise erfülltes Kriterium organisatorisch aufgefangen werden kann, entscheiden Sie.
Häufige Fragen
Nein. Er liefert Kriterien und Prüffragen, aus denen sich eine Leistungsbeschreibung ableiten lässt. Welches Verfahren gilt und wie Zuschlagskriterien gewichtet werden, richtet sich nach dem Vergaberecht Ihres Landes und dem geschätzten Auftragswert. Maßgeblich ist dabei der Gesamtwert über die geplante Laufzeit, nicht der Lizenzpreis allein.
Weil sie an denselben Stellen scheitern: an Daten, die sich unbemerkt ändern lassen, an Terminen, an die niemand erinnert, und an Listen, die nicht zusammenpassen. Wer eine Software für einen der drei Bereiche auswählt, sollte die beiden anderen mitprüfen, auch wenn sie erst später eingeführt werden.
Nach R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR müssen nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert werden. Für Landesfahrzeuge in Baden-Württemberg verlangt Nr. 14.3.7 VwV Kfz dasselbe. Praktisch heißt das: Eine Korrektur ist ein eigener Eintrag mit Begründung, und das Original bleibt sichtbar. Lassen Sie sich das in der Vorführung zeigen.
Über denselben Zeitraum und mit derselben Fahrzeugzahl, einschließlich Einführung und Betrieb. Beim Abonnement laufen die Kosten, solange die Software genutzt wird. Beim Kauf ist die Lizenz einmalig und die Wartung laufend. Fünf Jahre sind ein üblicher Vergleichszeitraum; der Katalog fragt die Angaben dafür in Bereich 9 ab.
Ja. Die Vorlage ist frei nutzbar, ohne Registrierung. Passen Sie Prioritäten und Formulierungen an Ihr Haus an und geben Sie den Katalog an Anbieter weiter. Er ist herstellerneutral formuliert und nennt kein Produkt.