UVV-Prüfung: Dokumentation in Outlook vs. Software — was sich wirklich rechnet

Historisches Preisbeispiel: Dieser Artikel verwendet die Preisliste vor dem 5. Oktober 2026. Seine Lizenzbeträge, Rabatte, Pflegekosten und Ersparnisrechnungen sind keine aktuellen Angebote. Die neuen Einmallizenzen kosten 115 € (Essentials) oder 233 € (Professional) je Fahrzeug, mindestens 10 Fahrzeuge. Erstes Jahr Pflege inklusive; danach optional 20 % des Netto-Lizenzwerts, mindestens 490 €/Jahr. Aktuelle Preise und Rechner enthalten Mobile Connect, Ressourcen und eine neue Kalkulation.

Die UVV-Prüfung steht bei vielen Fuhrparks als Serientermin in Outlook: einmal im Jahr je Fahrzeug, mit Erinnerung vier Wochen vorher. Daneben hängt im Büro der Fuhrparkverwaltung ein Jahreskalender, auf dem die Werkstattleitung die Prüftage einträgt. Der Prüfbericht kommt als PDF oder auf Papier, wird in einen Ordner oder ein Netzlaufwerk abgelegt, und das Datum der nächsten Prüfung wird von Hand in den Kalender übertragen. Dazu kommen die Hauptuntersuchung, die Unterweisung der Fahrerinnen und Fahrer und die Führerscheinkontrolle, jeweils mit eigenem Rhythmus und oft in einem eigenen Kalender oder einer eigenen Liste.

Das funktioniert, solange dieselbe Person es macht, niemand krank wird und kein Fahrzeug den Standort wechselt. Dieser Beitrag rechnet nach, was diese Organisation tatsächlich kostet, wo ihre Grenze liegt und ab wann eine Software sich trägt.

Was die Vorschriften zur Dokumentation verlangen

Die Grundlage ist knapp. § 57 Abs. 1 DGUV Vorschrift 70 verlangt, dass der Unternehmer Fahrzeuge „bei Bedarf, mindestens jedoch einmal jährlich, durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand prüfen“ lässt. Absatz 2 regelt die Dokumentation: „Die Ergebnisse der Prüfung nach Absatz 1 sind schriftlich niederzulegen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren.“ Für Kommunen und Landesbehörden, die bei einer Unfallkasse versichert sind, gilt die DGUV Vorschrift 71 „Fahrzeuge“ (früher GUV-V D 29); ihr § 57 ist wortgleich.

Der DGUV Grundsatz 314-003 „Prüfung von Fahrzeugen auf Betriebssicherheit“ (Januar 2023) konkretisiert die Höchstfrist: spätestens zwölf Monate nach der letzten Prüfung. Kürzere Fristen ergeben sich aus Einsatzbedingungen, Herstellerhinweisen und Verschleiß, und diese Festlegung trifft die Organisation selbst (§ 3 Abs. 6 BetrSichV). Ein Streufahrzeug im Winterdienst wird man häufiger prüfen als einen Dienstwagen, der 12.000 Kilometer im Jahr fährt.

Wie der Nachweis aussehen kann, sagt die Durchführungsanweisung zu Absatz 2: Die Forderung ist „z.B. erfüllt, wenn die Ergebnisse in einem Prüfbuch, einer Prüfkartei oder einem Prüfbericht nachgewiesen sind“. Der Grundsatz nennt in Abschnitt 6.4 den Mindestinhalt: Fahrzeugdaten, Kilometerstand, Datum, Grundlage und Umfang der Prüfung, Ergebnis, Bewertung der Mängel und Name der prüfenden Person, die unterschreibt. Und er stellt klar: „Aufzeichnungen können auch in elektronischer Form aufbewahrt werden.“ Für Fahrzeuge, die außerhalb des Betriebs eingesetzt werden, ist ein Nachweis der letzten Prüfung mitzuführen (§ 14 Abs. 7 BetrSichV). Die schärfste Folge steht in § 4 Abs. 4 BetrSichV: Prüfpflichtige Arbeitsmittel dürfen „nur verwendet werden, wenn diese Prüfungen durchgeführt und dokumentiert wurden“. Fahrzeuge sind Arbeitsmittel in diesem Sinn, so der DGUV Grundsatz 314-003 ausdrücklich.

Eine bestimmte Form für den Nachweis schreibt keine dieser Vorschriften vor. Er muss aber vier Fragen beantworten können: Welches Fahrzeug, wann, von wem geprüft, mit welchem Ergebnis? Und bei Mängeln eine fünfte: Wann wurden sie beseitigt? Genau diese fünfte Frage beantwortet ein Kalender nicht. Ein Formular mit dem Mindestinhalt nach DGUV Grundsatz 314-003 und einer Mängelverfolgung gibt es als UVV-Prüfprotokoll zum Herunterladen.

Zur Fahrzeugprüfung kommt die Unterweisung der Fahrenden. § 4 DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass Beschäftigte über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit unterwiesen werden; die Unterweisung „muss erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens aber einmal jährlich erfolgen; sie muss dokumentiert werden“. Eine ausführliche Darstellung des Prüfumfangs und der Abgrenzung zur Hauptuntersuchung steht im Glossareintrag zur Prüfung nach DGUV Vorschrift 70.

Was Outlook und Wandkalender wirklich kosten

Die folgenden Größenordnungen sind Annahmen für einen kommunalen Fuhrpark mit 100 Fahrzeugen und 250 fahrberechtigten Beschäftigten. Sie sind einzeln ausgewiesen, damit Sie sie durch Ihre eigenen Werte ersetzen können.

Terminpflege je Prüfung. Jeder Prüftermin wird angelegt, mit der Werkstatt abgestimmt, bei Bedarf verschoben, nach der Prüfung mit dem Bericht abgeglichen und durch einen Folgetermin ersetzt. Bei 100 Fahrzeugen fallen neben der jährlichen UVV-Prüfung Hauptuntersuchungen, bei Nutzfahrzeugen Sicherheitsprüfungen und Tachografenprüfungen und weitere Prüfungen an Aufbauten an. Wir nehmen 220 Prüftermine im Jahr und 20 Minuten Verwaltungsaufwand je Termin an; mit einer Software, die den Folgetermin aus dem Prüfdatum errechnet und den Nachweis am Fahrzeug ablegt, sind es nach unserer Annahme 8 Minuten. Die Abstimmung mit der Werkstatt bleibt.

Unterweisungen. 250 Beschäftigte, einmal im Jahr: Einladen, Teilnahme festhalten, Nachzügler erinnern, Nachweis ablegen. Wir nehmen 15 Minuten je Person mit Liste und Kalender und 5 Minuten mit einem System an, das die Fälligkeit je Person führt und den Nachweis selbst fortschreibt.

Führerscheinkontrolle. Sie ist keine UVV-Pflicht, steht aber meist im selben Kalender. Die Pflicht des Halters ergibt sich aus § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG in Verbindung mit § 31 Abs. 2 StVZO; ein festes Intervall nennt das Gesetz nicht, halbjährlich ist verbreitete Praxis. Wir nehmen zwei Kontrollen je Person und Jahr und 10 Minuten mit Liste und Kalender gegenüber 3 Minuten mit System an.

Übersicht für Prüfung und Leitung. Einmal im Jahr, spätestens nach einem Unfall, fragt jemand: Sind alle Fahrzeuge geprüft, alle Beschäftigten unterwiesen? Aus Kalender und Ordnern ist das eine Zusammenstellung von Hand. Wir nehmen 16 Stunden im Jahr an, mit System 1 Stunde.

Vertretung. Der Kalender gehört einer Person. Fällt sie aus, muss jemand anderes verstehen, welche Serientermine noch stimmen. Wir nehmen 8 Stunden im Jahr für Übergabe und Nacharbeit an.

Der Posten ohne Minutenwert. Ein Kalender weiß nicht, ob die Prüfung stattgefunden hat. Er weiß nicht, ob ein Mangel beseitigt wurde, und er merkt nicht, dass ein neues Fahrzeug gar keinen Serientermin bekommen hat. Das Risiko liegt nicht in der Arbeitszeit, sondern in der Lücke, die niemand sieht. Dazu unten mehr.

Outlook und Software im Vergleich

Die Tabelle vergleicht zwei Verfahren. Die rechte Spalte beschreibt, was eine Fristenverwaltung leisten muss, nicht, was ein bestimmtes Produkt kann.

Der Kalender hat einen echten Vorteil: Er ist da, jeder kann ihn bedienen, und er kostet nichts extra. Für zehn Fahrzeuge an einem Standort ist er oft ausreichend. Die Frage ist, wann aus „ausreichend“ ein Risiko wird.

Ab wann es sich lohnt: eine Rechnung für 100 Fahrzeuge

Eingangsgrößen

Zum Stundensatz: Personaleinzelkosten einer tarifbeschäftigten Person in E 9a in einer nachgeordneten Bundesbehörde nach den Personal- und Sachkostensätzen des Bundesministeriums der Finanzen (Rundschreiben vom 8. Juni 2026, Durchschnittswerte 2025): 71.107 € im Jahr, geteilt durch 12 × 129 Arbeitsstunden, ergibt 45,93 €/h (eigene Rechnung nach der Methode des Rundschreibens). Sach- und Gemeinkosten sind bewusst nicht enthalten, weil frei werdende Arbeitszeit keinen Arbeitsplatz einspart. Für Kommunen veröffentlicht die KGSt eigene Werte im Bericht „Kosten eines Arbeitsplatzes 2025/2026“ (Nr. 8/2025, für Mitglieder).

Eingesparte Arbeitszeit je Jahr

• Prüftermine: 220 × (20 − 8) min = 2.640 min = 44 Stunden
• Unterweisungen: 250 × (15 − 5) min = 2.500 min = 42 Stunden (gerundet)
• Führerscheinkontrollen: 500 × (10 − 3) min = 3.500 min = 58 Stunden (gerundet)
• Jahresübersicht: 15 Stunden
• Vertretung: 8 Stunden
• zusammen 167 Stunden, bewertet mit dem Stundensatz: 7.682 €

Kosten über fünf Jahre

Die Lizenzpreise stammen aus der Preisliste von MobilityManager (Stand September 2026). Prüftermine an der Fahrzeugakte mit Erinnerungen für Hauptuntersuchung und UVV, das Fälligkeiten-Cockpit, Unterweisungen und Führerscheinkontrolle sind bereits in der Edition Essentials enthalten: 98 € je Fahrzeug einmalig, ab 51 Fahrzeugen abzüglich 15 % Mengenrabatt, also 83,30 € je Fahrzeug und 8.330 € für 100 Fahrzeuge. Die optionale Wartung kostet 20 € je Fahrzeug und Jahr, also 2.000 €. Die Wartung rechnen wir vorsichtig schon ab dem ersten Jahr. Wartungspläne nach Zeit oder Kilometern mit vollständiger Wartungshistorie und das Dokumentenmanagement sind in Essentials Zusatzoptionen und in Professional enthalten; die Preise stehen auf der Preisseite.

Ergebnis: Im ersten Jahr stehen 14.210 € Kosten 7.682 € eingesparter Arbeitszeit gegenüber. Nach drei Jahren liegen beide Summen fast gleichauf (23.046 € gegen 23.210 €), im vierten Jahr überholt die Ersparnis die Kosten. Über fünf Jahre bleibt ein rechnerischer Überschuss von 6.200 €. Das ist knapp, und es ist Arbeitszeit, die frei wird, kein Geld, das im Haushalt auftaucht.

Die Rechnung ist in zwei Richtungen empfindlich. Nimmt man die Führerscheinkontrolle heraus, weil sie bei Ihnen woanders organisiert ist, fehlen 58 Stunden, und die Software trägt sich über die Arbeitszeit allein in fünf Jahren nicht mehr. Nimmt man Wartungspläne und Dokumentenmanagement hinzu, steigen die Lizenzkosten. Umgekehrt enthält die Rechnung keinen Wert für das Risiko, und das ist der eigentliche Grund, warum Fuhrparks von Kalendern auf Systeme umsteigen. Mit Ihren eigenen Mengen und Minuten rechnet der Zeitersparnis-Rechner die Tabelle nach.

Was ein fehlender Nachweis kosten kann. Ein Verstoß gegen § 57 DGUV Vorschrift 70 ist nach § 58 dieser Vorschrift eine Ordnungswidrigkeit; der Bußgeldrahmen reicht nach § 209 Abs. 3 SGB VII bis 10.000 Euro. Nach einem Arbeitsunfall kommt der Rückgriff hinzu: § 110 Abs. 1 SGB VII lässt Personen, deren Haftung nach den §§ 104 bis 107 SGB VII beschränkt ist, für die Aufwendungen der Sozialversicherungsträger haften, wenn sie den Versicherungsfall vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt haben, begrenzt auf die Höhe des zivilrechtlichen Schadensersatzanspruchs. Ob ein fehlender Prüfnachweis im konkreten Fall als grob fahrlässig gilt, ist eine Frage des Einzelfalls. Diese Beträge lassen sich nicht seriös in eine Jahresrechnung einsetzen, weil niemand die Wahrscheinlichkeit kennt. Sie zeigen aber die Größenordnung: Ein einziger Fall, in dem nach einem Unfall der Prüfnachweis fehlt, kann mehr kosten als die Software über fünf Jahre.

Was in einer Kommune anders ist

Unfallkasse statt Berufsgenossenschaft. Kommunen und Landesbehörden sind bei den Unfallkassen versichert, nicht bei den Berufsgenossenschaften. Für sie gilt die DGUV Vorschrift 71 „Fahrzeuge“, die frühere GUV-V D 29 der öffentlichen Unfallversicherung. § 57 und § 58 stimmen wörtlich mit der DGUV Vorschrift 70 der Berufsgenossenschaften überein; wer in Leitfäden „DGUV V 70“ liest, findet in der Kommune dieselbe Pflicht unter der Nummer 71. Für Eigenbetriebe und kommunale Gesellschaften in privater Rechtsform kann die Zuständigkeit anders liegen; die Mitgliedsbescheinigung zeigt, welcher Träger zuständig ist.

Nachweis gegenüber Rechnungsprüfung und Aufsicht. Die örtliche Rechnungsprüfung, die Fachkraft für Arbeitssicherheit und die Aufsichtspersonen der Unfallkasse fragen nach demselben: einer vollständigen Liste aller prüfpflichtigen Fahrzeuge mit letztem Prüfdatum und Befund. In einer Kommune mit Bauhof, Grünflächenamt, Feuerwehr und Verwaltung liegen diese Daten oft an vier Stellen. Eine zentrale Liste mit dezentraler Pflege ist hier der eigentliche Gewinn, nicht die Erinnerungsfunktion; dasselbe Muster beschreibt unser Beitrag zur zentralen Auswertung von Fuhrparkdaten.

Mitbestimmung des Personalrats. Eine Fristenverwaltung für Fahrzeuge ist zunächst unproblematisch. Sobald sie Unterweisungen und Führerscheinkontrollen je Person führt, verarbeitet sie personenbezogene Daten und macht sichtbar, wer eine Unterweisung versäumt hat. In Nordrhein-Westfalen ist die Einführung technischer Einrichtungen mitbestimmungspflichtig, „es sei denn, dass deren Eignung zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Beschäftigten ausgeschlossen ist“ (§ 72 Abs. 3 Nr. 2 LPVG NRW); das Bundespersonalvertretungsgesetz kennt einen vergleichbaren Tatbestand (§ 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG). Eine Dienstvereinbarung, die Zweck und Zugriff festlegt, schafft Klarheit für beide Seiten. Dass die Unterweisung selbst verpflichtend ist, steht dabei nicht zur Verhandlung; verhandelt wird, wer die Auswertung sehen darf.

Vergabe. Im Beispiel liegen Lizenz und Wartung über fünf Jahre bei 18.330 € netto. Maßgeblich für die Vergabe ist der geschätzte Gesamtauftragswert einschließlich Wartung, Einführung und optionaler Leistungen, nicht der Lizenzpreis allein, und ein Auftrag darf nicht aufgeteilt werden. Welches Verfahren nötig ist, entscheidet Ihre Vergabestelle nach dem für Sie geltenden Vergaberecht.

Auftragsverarbeitung und Datensouveränität. Enthält die Fristenverwaltung Unterweisungs- und Führerscheindaten, verarbeitet sie personenbezogene Daten der Beschäftigten. Bei einem Cloud-Dienst verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung, und die Kommune muss prüfen, ob der Anbieter hinreichende Garantien für technische und organisatorische Maßnahmen bietet. Für Beschäftigtendaten gilt in Nordrhein-Westfalen zusätzlich § 18 DSG NRW; nach dessen Absatz 9 dürfen Daten, die im Rahmen der Sicherheitsmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO gespeichert werden, nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle genutzt werden. Wird die Software im eigenen Rechenzentrum oder beim kommunalen IT-Dienstleister betrieben, bleiben Führerscheindaten und Unterweisungsnachweise im Haus.

Typische Einwände und was an ihnen dran ist

„Outlook haben wir schon, und es erinnert zuverlässig.“ Das stimmt. Als Erinnerung ist ein Kalender zuverlässig, und eine Software erinnert nicht besser. Der Unterschied liegt woanders: Der Kalender erinnert nur an Termine, die jemand angelegt hat, und er weiß nichts über das Ergebnis. Wer den Kalender mit einer sauber geführten Nachweisliste kombiniert und beides regelmäßig abgleicht, hat eine funktionierende Lösung. Der Aufwand dafür steht in der Rechnung oben.

„Bei uns ist noch nie etwas passiert.“ Das ist gut, und es ist kein Argument gegen den Nachweis. Der Nachweis wird nicht gebraucht, wenn nichts passiert, sondern wenn etwas passiert, und dann rückwirkend. Dieser Einwand trifft teilweise zu: Für einen kleinen Fuhrpark mit wenigen Fahrzeugen an einem Standort, einer verantwortlichen Person und einer eigenen Werkstatt ist das Risiko einer übersehenen Prüfung tatsächlich gering, und eine Software ist dort eher Komfort als Notwendigkeit. Das Risiko wächst mit der Zahl der Standorte, der Fahrzeugwechsel und der beteiligten Personen.

„Die Werkstatt führt die Prüfungen ohnehin in ihrem eigenen System.“ Dann gibt es bereits einen Nachweis, und das ist viel wert. Offen bleibt, ob die Fuhrparkverwaltung ihn sieht, ob Fahrzeuge fehlen, die nicht in die eigene Werkstatt kommen, und ob Unterweisungen und Führerscheinkontrollen in derselben Übersicht stehen. Eine Fristenverwaltung muss das Werkstattsystem nicht ersetzen; sie braucht aber dessen Prüfdaten.

„Das Personal hat keine Zeit für ein neues System.“ Die Einführung kostet tatsächlich Zeit, vor allem das einmalige Erfassen der letzten Prüfdaten je Fahrzeug. Die Rechnung setzt dafür 30 Stunden an. Danach ist die laufende Pflege geringer als im Kalender, weil Folgetermine nicht mehr von Hand entstehen.

Worauf bei der Auswahl zu achten ist

Diese Kriterien gelten für jede Software. Als Tabelle zum Ausfüllen gibt es sie im Anforderungskatalog Fuhrparksoftware.

• Fälligkeit aus Regeln, nicht aus Handeinträgen. Berechnet das System den nächsten Termin aus Prüfdatum und Frist, und lassen sich Fristen je Fahrzeugart kürzer festlegen als zwölf Monate?
• Nachweis und Mängel am Fahrzeug. Lässt sich der Prüfbericht mit dem Prüfdatum verknüpfen, und werden festgestellte Mängel als eigener Vorgang bis zur Beseitigung verfolgt?
• Alle Fristen in einer Liste. Stehen Fahrzeugprüfungen, Unterweisungen, Führerscheinkontrollen und Verträge in derselben Übersicht, getrennt nach überfällig und anstehend?
• Erinnerungen als Vorgang. Verschwindet eine Erinnerung einfach, oder muss sie bestätigt oder begründet verworfen werden?
• Standorte und Rollen. Sieht jeder Standort seine Fahrzeuge, die zentrale Stelle alle? Funktioniert die Vertretung über Rollen?
• Betriebsmodell und Datensouveränität. Lässt sich die Software auf eigener Infrastruktur betreiben, gerade wegen der Führerscheindaten?
• Lizenzmodell und Gesamtkosten über fünf Jahre einschließlich Einführung und Betrieb.
• Auftragsverarbeitung und TOM bei gehosteten Diensten.
• Barrierefreiheit für alle, die Unterweisungen am Bildschirm absolvieren.
• Export der vollständigen Prüf- und Unterweisungsübersicht für Unfallkasse, Rechnungsprüfung und Fachkraft für Arbeitssicherheit.
• Migrationspfad aus dem Kalender. Die letzten Prüfdaten je Fahrzeug müssen einmal vollständig erfasst werden. Klären Sie, ob das per Sammelerfassung oder Import geht und wer die Daten vorher prüft.

In MobilityManager stehen HU- und UVV-Termine direkt an der Fahrzeugakte; ein wöchentlicher Lauf prüft alle Fahrzeuge im Einsatz und erinnert vor Ablauf, und das Fälligkeiten-Cockpit führt Prüfungen, Unterweisungen und Nachweise der lizenzierten Module in einer Liste. Wie Prüfintervalle als Regelwerk, Wartungspläne und die Wartungshistorie zusammenspielen, beschreibt das Modul Wartungsplanung. Hintergrund zur persönlichen Verantwortung des Halters steht im Glossareintrag Halterhaftung, zur jährlichen Pflicht der Beschäftigten im Eintrag Unterweisung.

Wartungsplanung in MobilityManager mit Demo-Daten: überfällige und anstehende Termine auf einen Blick, getrennt nach Kategorie.

Fazit

Ein Kalender erinnert zuverlässig an Termine, die jemand angelegt hat, aber er ist kein Nachweis, und die Vorschriften verlangen einen Nachweis. Bei 100 Fahrzeugen und 250 Fahrenden trägt sich eine Fristenverwaltung über die eingesparte Arbeitszeit knapp innerhalb von fünf Jahren, sofern Unterweisungen und Führerscheinkontrollen mitgeführt werden. Der stärkere Grund ist die Lücke, die ein Kalender nicht zeigt: das neue Fahrzeug ohne Serientermin, der offene Mangel nach der Prüfung. Wie eine Fälligkeitsliste über Fahrzeuge und Personen aussieht, zeigt die Demo in 30 Minuten.

Stand der Rechts- und Preisangaben: 28. September 2026.