Fuhrparkdaten dezentral vs. zentral auswerten — was sich wirklich rechnet

Historisches Preisbeispiel: Dieser Artikel verwendet die Preisliste vor dem 5. Oktober 2026. Seine Lizenzbeträge, Rabatte, Pflegekosten und Ersparnisrechnungen sind keine aktuellen Angebote. Die neuen Einmallizenzen kosten 115 € (Essentials) oder 233 € (Professional) je Fahrzeug, mindestens 10 Fahrzeuge. Erstes Jahr Pflege inklusive; danach optional 20 % des Netto-Lizenzwerts, mindestens 490 €/Jahr. Aktuelle Preise und Rechner enthalten Mobile Connect, Ressourcen und eine neue Kalkulation.

In vielen Städten gehört jedes Fahrzeug einem Fachbereich. Die Feuerwehr führt ihre Fahrzeuge in einem eigenen System, der Bauhof in einer Tabelle, das Grünflächenamt in einer anderen, und die Dienstwagen der Verwaltung stehen in einer Liste beim Hauptamt. Jeder Bereich kennt seine Fahrzeuge genau. Wenn der Rat, die Klimaschutzstelle oder die Rechnungsprüfung wissen will, wie viele Fahrzeuge die Stadt insgesamt hat, wie alt sie sind und womit sie fahren, geht eine Abfrage an alle Fachbereiche, und jemand fügt die Antworten zusammen.

Diese Organisation hat Gründe. Wer ein Fahrzeug nutzt, kennt seinen Zustand am besten, und eine Feuerwehr hat andere Anforderungen als ein Bürgeramt. Die Frage ist nicht, ob die Fahrzeuge dezentral bewirtschaftet werden dürfen, sondern ob die Daten dezentral bleiben müssen.

Welche Fragen eine zentrale Auswertung beantworten muss

Die Fragen an einen kommunalen Fuhrpark wiederholen sich, egal ob sie aus dem Rat, der Kämmerei, der Klimaschutzstelle oder der Rechnungsprüfung kommen. Sie lassen sich in sieben Kennzahlen fassen, und für jede braucht es bestimmte Daten, die in einem gemeinsamen Datenmodell stehen müssen.

Die ersten drei Kennzahlen kommen aus Stammdaten, die jeder Fachbereich ohnehin hat, nur in unterschiedlicher Form. Sie sind der schnelle Gewinn einer zentralen Datenhaltung. Die letzten vier verlangen Bewegungs- und Kostendaten und damit laufende Pflege; sie sind der Grund, warum eine einmalige Bestandsaufnahme nicht reicht.

Wichtig ist, was eine zentrale Auswertung nicht verlangt: Die Fahrzeuge müssen nicht zentral bewirtschaftet werden. Der Bauhof kann seine Fahrzeuge weiter selbst disponieren, die Feuerwehr ihre Einsatzfahrzeuge in ihrem eigenen System führen. Zentral müssen nur die Erfassungsregeln sein und der Ort, an dem die Daten zusammenlaufen. Dieselbe Datengrundlage braucht ein betriebliches Mobilitätsmanagement, das Dienstreisen und Fuhrpark über Ziele und Kennzahlen steuert.

Was die dezentrale Datenhaltung wirklich kostet

Die Kosten der dezentralen Datenhaltung stehen in keinem Haushaltsplan, weil sie in den Fachbereichen verteilt anfallen. Die folgenden Größenordnungen sind Annahmen, einzeln ausgewiesen, damit Sie sie ersetzen können.

Wiederkehrende Datenabfragen. Bestand, Antriebsarten und Laufleistungen werden mehrmals im Jahr gebraucht: für den Haushalt, für den Klimaschutzbericht, für die Prüfung, für eine Ratsanfrage. Jede Abfrage bindet in jedem Fachbereich jemanden, der die eigene Liste aufbereitet, und an zentraler Stelle jemanden, der die Antworten vereinheitlicht. Wir nehmen zwei regelmäßige Abfragen im Jahr, zwölf Fachbereiche mit Fahrzeugen, 6 Stunden je Fachbereich und Abfrage und 40 Stunden für die zentrale Zusammenführung je Abfrage an.

Anfragen außer der Reihe. Ratsanfragen, Presseanfragen, Förderanträge für Elektrofahrzeuge, Nachfragen der Prüfung. Wir nehmen zehn solche Anfragen im Jahr mit 8 Stunden Aufwand bei dezentraler und 1 Stunde bei zentraler Datenhaltung an.

Uneinheitliche Daten. Der eine Fachbereich führt die Antriebsart als „Hybrid“, der andere unterscheidet Voll- und Plug-in-Hybrid, der dritte führt sie gar nicht. Ein Fahrzeug, das zwischen zwei Bereichen wechselt, steht in beiden Listen oder in keiner. Diese Unschärfe ist der Grund, warum die zentrale Zusammenführung so lange dauert, und warum das Ergebnis trotzdem angreifbar bleibt.

Nicht getroffene Entscheidungen. Der größte Posten ist unsichtbar. Wer nicht weiß, welche Fahrzeuge wenig gefahren werden, kann sie nicht einem anderen Bereich zur Verfügung stellen, in einen Pool geben oder bei der nächsten Ersatzbeschaffung weglassen. Auslastung ist eine steuerbare Größe, aber nur, wenn man sie kennt.

Dezentral und zentral im Vergleich

Die Tabelle vergleicht zwei Verfahren. Die rechte Spalte beschreibt eine zentrale Datenhaltung mit dezentraler Pflege, unabhängig vom Produkt.

Die linke Spalte hat einen echten Vorteil: Sie kostet heute nichts Zusätzliches, und niemand muss sich umstellen. Wo die Laufleistung nur in handschriftlichen Heften steht, rechnet unser Vergleich Fahrtenbuch auf Papier oder Software den Aufwand gesondert durch. Die rechte Spalte verlangt, dass sich zwölf Fachbereiche auf gemeinsame Begriffe einigen. Das ist der eigentliche Aufwand, nicht die Software.

Ab wann es sich lohnt: eine Rechnung für 350 Fahrzeuge

Die Rechnung nimmt eine Stadt mit 350 Fahrzeugen in zwölf Fachbereichen, ohne die Einsatzfahrzeuge einer Feuerwehr, die häufig ein eigenes System hat. Jede Eingangsgröße ist benannt.

Eingangsgrößen

Zum Stundensatz: Personaleinzelkosten einer tarifbeschäftigten Person in E 9a in einer nachgeordneten Bundesbehörde nach den Personal- und Sachkostensätzen des Bundesministeriums der Finanzen (Rundschreiben vom 8. Juni 2026, Durchschnittswerte 2025): 71.107 € im Jahr, geteilt durch 12 × 129 Arbeitsstunden, ergibt 45,93 €/h (eigene Rechnung nach der Methode des Rundschreibens). Sach- und Gemeinkosten sind bewusst nicht enthalten, weil frei werdende Arbeitszeit keinen Arbeitsplatz einspart. Für Kommunen veröffentlicht die KGSt eigene Werte im Bericht „Kosten eines Arbeitsplatzes 2025/2026“ (Nr. 8/2025, für Mitglieder).

Eingesparte Arbeitszeit je Jahr

• Regelmäßige Abfragen: 2 × (12 × 6 h + 40 h) = 224 Stunden, die mit zentraler Datenhaltung weitgehend entfallen; wir setzen vorsichtig 8 Stunden je Abfrage für Prüfung und Aufbereitung an, also 208 Stunden Ersparnis
• Anfragen außer der Reihe: 10 × (8 h − 1 h) = 70 Stunden
• zusammen 278 Stunden, bewertet mit dem Stundensatz: 12.788 €

Kosten über fünf Jahre

Die Lizenzpreise stammen aus der Preisliste von MobilityManager (Stand September 2026), Edition Professional: 198 € je Fahrzeug einmalig, ab 101 Fahrzeugen abzüglich 20 % Mengenrabatt, also 158,40 € je Fahrzeug und 55.440 € für 350 Fahrzeuge. Die Wartung kostet 40 € je Fahrzeug und Jahr, also 14.000 €. Die Wartung rechnen wir vorsichtig schon ab dem ersten Jahr. Aktuelle Werte stehen auf der Preisseite.

Das Ergebnis ist unbequem und deshalb wichtig: Über die eingesparte Arbeitszeit allein trägt sich die zentrale Auswertung in fünf Jahren nicht. Den Kosten von 154.640 € stehen 63.940 € eingesparte Arbeitszeit gegenüber; es fehlen rund 90.700 €. Wer eine Software für die zentrale Auswertung nur mit weniger Abfrageaufwand begründet, begründet sie schwach.

Tragfähig wird die Rechnung über Entscheidungen. Angenommen, die Auswertung der Laufleistungen zeigt, dass ein Teil der Pkw so wenig gefahren wird, dass er bei der nächsten Ersatzbeschaffung entfallen oder in einen gemeinsamen Pool gehen kann. Bei den angenommenen 4.500 € Fixkosten je Pkw und Jahr gilt:

• 4 Fahrzeuge weniger (gut 1 % des Bestands): 18.000 € im Jahr
• 7 Fahrzeuge weniger (2 % des Bestands): 31.500 € im Jahr

Nimmt man realistisch an, dass solche Entscheidungen erst ab dem zweiten Jahr wirken, ergibt sich über fünf Jahre: Bei 4 Fahrzeugen kommen 72.000 € hinzu, zusammen mit der Arbeitszeit 135.940 €, das reicht knapp nicht. Bei 7 Fahrzeugen sind es 126.000 €, zusammen 189.940 €, rund 35.300 € mehr als die Kosten. Ob Ihre Flotte solche Fahrzeuge hat, wissen Sie erst, wenn die Daten zentral vorliegen. Das ist das Argument, und es ist ehrlicher als jede Zeitersparnis: Die Software rechnet sich, wenn die Stadt mit den Zahlen etwas tut. Setzen Sie für Ihre Rechnung die Fixkosten Ihrer eigenen Fahrzeugklassen ein; für Nutzfahrzeuge liegen sie deutlich höher.

Die Lizenz deckt dabei nicht nur die Auswertung ab, sondern auch Fahrzeugakte, Buchungen, Fahrtenbuch, Wartungsplanung und Schadenmanagement. Mit Ihren eigenen Stunden, Fahrzeugzahlen und Fixkosten rechnet der Zeitersparnis-Rechner das Szenario nach, einschließlich der entbehrlichen Fahrzeuge; Abo und Einmallizenz vergleicht der Lizenzkosten-Rechner.

Was in einer Kommune anders ist

Nachweis gegenüber der Rechnungsprüfung. Prüfungen kommunaler Fuhrparks fragen nach Bestand, Bedarf und Wirtschaftlichkeit, und sie vergleichen gern über Jahre oder zwischen Kommunen. Eine Stadt, die dafür jedes Mal eine Abfrage an zwölf Fachbereiche schicken muss, liefert spät und mit Unschärfen; eine Stadt mit zentralem Bestand liefert einen reproduzierbaren Bericht zum Stichtag. Der Unterschied ist nicht nur Aufwand, sondern Glaubwürdigkeit: Eine Zahl, die sich im nächsten Jahr mit derselben Methode wieder erzeugen lässt, trägt eine Entscheidung, eine einmal zusammengetragene nicht.

Haushalt und Kennzahlen. Für Nordrhein-Westfalen sieht § 4 Abs. 2 Nr. 2 KomHVO NRW vor, dass im Haushaltsplan für die Produktgruppen „die Ziele und die Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung beschrieben werden“ sollen. Das ist eine Soll-Vorschrift und schreibt keine Fuhrparkkennzahlen vor, gibt ihnen aber einen Ort. Fuhrparkkennzahlen wie Antriebsmix, Durchschnittsalter oder Laufleistung eignen sich dafür, weil sie jährlich vergleichbar sind. Mit dezentralen Listen wird jede dieser Kennzahlen zu einer eigenen Abfrage.

Mitbestimmung des Personalrats. Eine zentrale Fahrzeugdatenbank ist zunächst eine Sachdatenbank. Sobald sie Fahrtenbücher, Buchungen oder Fahrerzuordnungen enthält, verarbeitet sie personenbezogene Daten und kann Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Beschäftigter erlauben. In Nordrhein-Westfalen ist die Einführung technischer Einrichtungen mitbestimmungspflichtig, „es sei denn, dass deren Eignung zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Beschäftigten ausgeschlossen ist“ (§ 72 Abs. 3 Nr. 2 LPVG NRW); das Bundespersonalvertretungsgesetz kennt einen vergleichbaren Tatbestand (§ 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG). Wer die Auswertung auf Fahrzeug- und Fachbereichsebene beschränkt und das in einer Dienstvereinbarung festhält, nimmt dem Thema viel von seiner Schärfe.

Vergabe. Bei 350 Fahrzeugen liegt der Gesamtauftragswert über fünf Jahre im Beispiel bei 125.440 € netto für Lizenz und Wartung, dazu gegebenenfalls externe Einführungsleistungen. Maßgeblich ist dieser Gesamtwert, nicht der Lizenzpreis, und ein Auftrag darf nicht aufgeteilt werden. Welches Verfahren nötig ist, entscheidet Ihre Vergabestelle nach dem für Sie geltenden Vergaberecht. Eine Markterkundung vor dem Verfahren ist zulässig und bei diesem Thema sinnvoll, weil erst sie zeigt, welche Datenfelder eine Leistungsbeschreibung überhaupt verlangen sollte.

Auftragsverarbeitung und Datensouveränität. Wird die zentrale Datenbank als Cloud-Dienst betrieben, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, und die Stadt muss prüfen, ob der Anbieter hinreichende Garantien für technische und organisatorische Maßnahmen bietet. Für Beschäftigtendaten gilt in Nordrhein-Westfalen zusätzlich § 18 DSG NRW; nach dessen Absatz 9 dürfen Daten, die im Rahmen der Sicherheitsmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO gespeichert werden, nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle genutzt werden. Läuft die Datenbank im eigenen Rechenzentrum oder beim kommunalen IT-Dienstleister, bleiben Fahrzeug-, Kosten- und Fahrerdaten unter eigener Kontrolle. Bei einer Datenbank, in der am Ende alle Fahrzeuge aller Fachbereiche stehen, einschließlich der Kosten und der Fahrtdaten, ist das mehr als eine Formalie.

Typische Einwände und was an ihnen dran ist

„Die Fachbereiche wollen ihre Fahrzeuge nicht abgeben.“ Das ist verständlich, und es ist auch nicht nötig. Zentral auswerten heißt nicht zentral bewirtschaften. Eine Software mit standortbezogenen Berechtigungen erlaubt, dass jeder Fachbereich seine Fahrzeuge weiter selbst pflegt und nur seine eigenen sieht, während die zentrale Stelle alle auswerten kann. Der Einwand trifft trotzdem einen wahren Kern: Jeder Fachbereich gibt ein Stück Hoheit über seine Begriffe und Formate ab. Das muss man offen verhandeln.

„Die Zeitersparnis rechtfertigt die Kosten nicht.“ Dieser Einwand trifft zu, jedenfalls bei 350 Fahrzeugen und den Annahmen oben. Über weniger Abfrageaufwand allein trägt sich die Software in fünf Jahren nicht. Sie trägt sich, wenn die Auswertung zu Entscheidungen führt: weniger Fahrzeuge, gezieltere Ersatzbeschaffung, Pools, wo sie sinnvoll sind. Wer diese Entscheidungen nicht treffen will oder kann, sollte ehrlicherweise bei der jährlichen Abfrage bleiben.

„Unsere Daten sind zu schlecht für eine zentrale Auswertung.“ Wahrscheinlich sind sie uneinheitlich, sonst wäre die Abfrage nicht so aufwendig. Aber schlechte Daten werden nicht besser, wenn sie dezentral bleiben. Der erste zentrale Bestand ist unvollständig; er zeigt, wo die Lücken sind, und jede weitere Auswertung ist besser als die vorige. Eine Übernahme gelingt am besten mit einem Stichtag und einer Beispieldatei je Fachbereich, die vorher gemeinsam geprüft wird.

„Die Feuerwehr hat schon ein eigenes System.“ Das ist häufig so, und es gibt gute Gründe dafür: Einsatzfahrzeuge unterliegen eigenen Prüf- und Dokumentationspflichten. Eine zentrale Auswertung muss die Feuerwehr nicht ablösen. Sie kann die Einsatzfahrzeuge ausklammern oder deren Bestandsdaten regelmäßig übernehmen. Wichtig ist, dass im Bericht steht, was enthalten ist und was nicht.

Worauf bei der Auswahl zu achten ist

Diese Kriterien gelten für jede Software. Als Tabelle zum Ausfüllen gibt es sie im Anforderungskatalog Fuhrparksoftware.

• Dezentrale Pflege, zentrale Sicht. Lassen sich Berechtigungen so vergeben, dass jeder Fachbereich nur seine Fahrzeuge sieht und bearbeitet, auch in Berichten und Exporten? Gilt diese Grenze auch für Administratoren?
• Einheitliches Datenmodell. Sind Antriebsart, Fahrzeugklasse und Organisationseinheit als Auswahllisten hinterlegt statt als Freitext? Nur so werden die Kennzahlen vergleichbar.
• Kennzahlen mit Stichtag. Lassen sich Bestand, Antriebsmix, Durchschnittsalter und Laufleistung zu einem Stichtag reproduzieren, damit ein Bericht auch ein Jahr später nachvollziehbar bleibt?
• Kostenquellen. Welche Kosten fließen automatisch ein, welche müssen erfasst werden? Tankkarten, Werkstatt, Leasing, Versicherung, Schäden.
• Betriebsmodell und Datensouveränität. Lässt sich die Software im eigenen Rechenzentrum oder beim kommunalen IT-Dienstleister betreiben?
• Lizenzmodell und Gesamtkosten über fünf Jahre. Kauf mit Wartung gegen Abonnement, jeweils einschließlich Einführung und Betrieb. Bei 350 Fahrzeugen machen wenige Euro je Fahrzeug und Monat über fünf Jahre einen großen Unterschied.
• Auftragsverarbeitung und TOM bei gehosteten Diensten.
• Barrierefreiheit der Oberfläche für alle Beschäftigten, die Daten pflegen.
• Export. Excel, PDF und CSV für Ratsvorlagen, Prüfberichte und die Weiterverarbeitung, jeweils mit allen Zeilen.
• Migrationspfad aus den Fachbereichslisten. Wie werden zwölf unterschiedliche Tabellen übernommen? Wer bereinigt Dubletten, und was passiert mit Fahrzeugen, die in zwei Listen stehen?

In MobilityManager ist die standortbezogene Datensicht in allen Editionen enthalten: Sichtbarkeit wird zeilenweise je Standort entschieden, auch für Administratoren, und dieselbe Grenze gilt für Berichte und Exporte. Die Auswertungen und Berichte umfassen 34 Berichte in acht Gruppen, darunter Laufleistung je Monat, Kosten je Fahrzeug und Auslastung als Verhältnis von Ist- zu Plan-Fahrleistung, jeweils mit Export als Excel, PDF und CSV. Die Grundbegriffe der Fuhrparkverwaltung haben wir im Glossar zusammengestellt.

Fuhrpark-Dashboard in MobilityManager mit Demo-Daten: Kennzahlen über alle Fahrzeuge, filterbar nach Zeitraum und Pool.

Fazit

Zentral auswerten heißt nicht zentral bewirtschaften: Die Fahrzeuge können in den Fachbereichen bleiben, nur die Daten müssen nach gemeinsamen Regeln zusammenlaufen. Eine Software dafür trägt sich nicht über eingesparte Abfragezeit, sondern über die Entscheidungen, die mit den Daten möglich werden. Wer bereit ist, auf Grundlage von Laufleistung und Auslastung über Ersatzbeschaffungen und Pools zu entscheiden, hat einen tragfähigen Grund. Wer das nicht ist, sollte die jährliche Abfrage wenigstens vereinheitlichen. Wie eine zentrale Auswertung mit dezentraler Pflege aussieht, zeigt die Demo in 30 Minuten.

Stand der Rechts- und Preisangaben: 28. September 2026.