Eckpunkte für eine Dienstvereinbarung zum digitalen Fahrtenbuch

Das Papier-Fahrtenbuch im Handschuhfach ist keine technische Einrichtung. Das digitale Fahrtenbuch ist eine: Es erfasst, wer wann welches Fahrzeug wohin und wozu gefahren hat, und macht diese Angaben auswertbar. Damit ist es objektiv geeignet, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, unabhängig davon, ob die Dienststelle das je vorhat. Die Einführung ist mitbestimmungspflichtig, und die übliche Form ist eine Dienstvereinbarung.

Diese Vorlage ist keine Rechtsberatung und kein Mustervertrag. Sie formuliert keine Regelungen, sondern nennt die Punkte, die eine Dienstvereinbarung beantworten sollte. Den Text erarbeiten Dienststelle und Personalrat selbst.

Die Rechtsgrundlagen

In Nordrhein-Westfalen ist die Schwelle niedrig: § 72 Abs. 3 Nr. 2 LPVG NRW unterwirft die „Einführung, Anwendung und Erweiterung technischer Einrichtungen“ der Mitbestimmung, „es sei denn, dass deren Eignung zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Beschäftigten ausgeschlossen ist“. Im Bund gilt § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG, in privatrechtlichen Gesellschaften wie einer kommunalen GmbH § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das Bundesarbeitsgericht legt das Merkmal so aus, dass die objektive Eignung genügt und es auf die Absicht nicht ankommt (BAG, Beschluss vom 13.12.2016, 1 ABR 7/15).

Die übrigen Länder haben eigene Personalvertretungsgesetze mit eigenem Wortlaut. Prüfen Sie die Vorschrift, die für Ihre Dienststelle gilt.

Datenschutzrechtlich gilt der Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Für Beschäftigtendaten in Nordrhein-Westfalen kommt § 18 DSG NRW hinzu; nach dessen Absatz 9 dürfen Daten, die im Rahmen von Sicherheitsmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO gespeichert werden, nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle genutzt werden. Grundbegriffe dazu stehen im Glossareintrag DSGVO-Konformität.

Was die Checkliste enthält

Dazu ein Vorschlag für sechs Anlagen: Systembeschreibung, Datenkatalog, Rollen- und Berechtigungskonzept, Standardauswertungen, Löschkonzept und, bei Betrieb durch Dritte, Auftragsverarbeitungsvertrag mit TOM.

Die Aufbewahrung ist keine Einheitsfrist

Wie lange Fahrtenbuchdaten gespeichert werden dürfen oder müssen, folgt aus dem Zweck. Ein behördlich angeordnetes Fahrtenbuch ist sechs Monate nach Ablauf der Zeit aufzubewahren, für die es geführt werden muss (§ 31a Abs. 3 StVZO). Für Dienstkraftfahrzeuge des Landes Baden-Württemberg gelten grundsätzlich sechs Jahre (Nr. 14.6 VwV Kfz). Für das steuerliche Fahrtenbuch richtet sich die Frist nach § 147 AO; welche Kategorie dort greift, klären Sie mit Ihrer Steuerabteilung. Im Übrigen gilt die Aktenordnung Ihrer Verwaltung. Die Dienstvereinbarung sollte die Frist je Datenart festlegen und die Löschung automatisieren.

Wann die Checkliste gebraucht wird

Am besten vor der Auswahl der Software. Die Fragen der Checkliste — welche Daten, welche Auswertungen, wer sieht was, wo wird betrieben — sind zugleich Anforderungen an das Produkt. Wer sie erst nach dem Zuschlag stellt, verhandelt mit dem Personalrat über ein System, das sich nicht mehr ändern lässt. Die passenden Kriterien für die Auswahl enthält der Anforderungskatalog Fuhrparksoftware, die Kosten und Grenzen des Papier-Fahrtenbuchs rechnet der Beitrag Fahrtenbuch auf Papier vs. Software durch.

Wer Fahrzeuge auch privat überlässt, regelt die Nutzung zusätzlich in einer Dienstwagenrichtlinie; technische Einrichtungen darin sind ebenfalls mitbestimmungspflichtig.

Grenzen der Vorlage

Die Checkliste kennt weder Ihr Landesrecht im Einzelnen noch bestehende Dienstvereinbarungen, etwa zu IT-Systemen allgemein, auf die eine neue Vereinbarung verweisen kann. Sie ersetzt keine rechtliche Prüfung und keine Beteiligung der oder des Datenschutzbeauftragten.

Das Modul Fahrtenbuch in MobilityManager lässt sich an einer solchen Vereinbarung ausrichten: Einträge werden nicht bearbeitet oder gelöscht, Korrekturen entstehen als eigener Eintrag mit Begründung, und die Software läuft als On-Premise-Installation auf der Infrastruktur des Kunden.

So gehen Sie vor

1. Personalrat früh einbindenBeteiligen Sie den Personalrat, bevor ein Produkt ausgewählt ist, nicht erst nach dem Zuschlag. Die Punkte der Checkliste — welche Daten, welche Auswertungen, wer sieht was — sind zugleich Anforderungen an die Software.
2. Systembeschreibung beschaffenFür die Verhandlung brauchen beide Seiten eine Beschreibung des Systems: welche Daten es erfasst, welche Auswertungen es bietet, welche Rollen es kennt und wo es betrieben wird. Fordern Sie sie beim Anbieter an; sie wird später Anlage der Vereinbarung.
3. Die zwölf Abschnitte durchgehenGehen Sie die Abschnitte gemeinsam durch, von Gegenstand und Zweck bis zu Inkrafttreten und Kündigung. Jeder Punkt mit Kästchen ist eine Frage, die die Vereinbarung beantworten sollte. Offene Punkte sind später die Streitpunkte.
4. Veränderliches in Anlagen auslagernDatenkatalog, Rollen- und Berechtigungskonzept, Liste der Standardauswertungen und Löschkonzept gehören in Anlagen. So ändert sich bei einer Anpassung ein Blatt, nicht die ganze Vereinbarung.
5. Rechtlich prüfen lassenDie Checkliste nennt Fragen, sie formuliert keine Regelungen. Lassen Sie den Entwurf vor Abschluss rechtlich prüfen und beteiligen Sie die oder den Datenschutzbeauftragten.