Unterweisungsprotokoll: Vorlage für den Nachweis

Unterweisungen scheitern selten daran, dass sie nicht stattfinden. Sie scheitern daran, dass sich hinterher nicht zeigen lässt, dass sie stattgefunden haben — und für eine Aufsichtsperson ist das nicht unterscheidbar. § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 sagt es in vier Worten: „sie muss dokumentiert werden“.

Diese Vorlage führt den Nachweis in drei Ebenen: welche Themen gelten, welche Termine stattgefunden haben, und wer daran teilgenommen hat.

Was die Vorlage enthält

Themenplan. Sieben verbreitete Themen mit Rechtsgrundlage, Intervall und Zielgruppe als Ausgangspunkt — UVV-Fahrerunterweisung nach § 35 DGUV Vorschrift 70, allgemeine Arbeitsschutzunterweisung nach § 12 ArbSchG, Ladungssicherung, Flurförderzeuge, Gefahrstoffe, Erste Hilfe, Jugendliche. Welche davon im eigenen Haus gelten, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung; die Zeilen sind zum Anpassen gedacht.

Termine. Eine Zeile je Unterweisungstermin mit Datum, Thema, Rechtsgrundlage, unterweisender Person, Dauer, Ort oder Form und verwendeten Unterlagen. Die nächste Fälligkeit wird aus dem Intervall berechnet.

Teilnahmen. Eine Zeile je Person und Termin, mit Status. Zeilen mit Status „gefehlt“ und ohne Nachholtermin werden farbig hervorgehoben — das ist der Punkt, an dem in der Praxis die Lücken entstehen.

PDF-Teilnehmerliste. Ein Blatt je Termin zum Ausdrucken: Thema, Rechtsgrundlage, Datum, Dauer, Ort, unterweisende Person, Platz für die behandelten Inhalte und vierzehn Zeilen für Name, Personalnummer, Abteilung und Unterschrift.

Die drei Stellen, an denen es schiefgeht

Wer fehlt, fehlt weiter. Eine Unterweisung mit 85 Prozent Teilnahmequote ist für die fehlenden 15 Prozent nicht erfolgt. Ohne festen Nachholtermin entsteht genau die Lücke, die nach einem Unfall auffällt. Deshalb hebt die Vorlage offene Fälle hervor, statt sie in einer Spalte zu verstecken.

Neueintritte. Unterwiesen wird vor Aufnahme der Tätigkeit — nicht beim nächsten Sammeltermin in vier Monaten. Das setzt voraus, dass die Fuhrparkverwaltung von einer Einstellung erfährt, bevor der Fahrzeugschlüssel übergeben wird. Ein einfacher, wirksamer Auslöser: Wer den Schlüssel ausgibt, prüft vorher den Nachweis.

Wechsel des Arbeitsmittels. Wer vom Pkw auf einen Transporter mit Ladebordwand oder auf ein Kommunalfahrzeug mit Anbaugerät wechselt, braucht eine neue Unterweisung — auch bei gleicher Fahrerlaubnisklasse. § 35 Abs. 1 Nr. 3 DGUV Vorschrift 70 verlangt die Unterweisung „im Führen des Fahrzeuges“ und zusätzlich die ausdrückliche Bestimmung durch den Unternehmer.

Wie die Unterweisung neben den anderen Pflichten steht

Drei wiederkehrende Pflichten haben im Fuhrpark dieselbe Struktur — festes Intervall, benannte verantwortliche Person, lückenloser Nachweis: die Unterweisung betrifft die Kenntnis der fahrenden Person, die UVV-Fahrzeugprüfung den Zustand des Fahrzeugs, die Führerscheinkontrolle die Berechtigung. Alle drei folgen aus der Halterhaftung und dem Arbeitsschutzrecht, und alle drei scheitern an derselben Stelle, wenn niemand die Fälligkeiten führt.

Ein Vorteil dieser Gleichförmigkeit: Wer einen Fälligkeitsprozess aufsetzt, kann alle drei damit führen — dieselbe Liste, dieselbe Vorwarnzeit, dieselbe Konsequenz bei Überfälligkeit.

Grenzen der Vorlage

Die Tabelle erinnert nicht an fällige Unterweisungen. Sie kennt die Zielgruppen nicht aus dem Personalstamm, sondern nur, was eingetragen wird. Und sie verbindet den Abschluss nicht mit Nachweisen wie dem Staplerschein, dessen nächste Fälligkeit dadurch fortgeschrieben würde.

Bis etwa fünfzig Beschäftigte und einem Standort ist das gut beherrschbar. Darüber lohnt ein System, das Themen mit Rechtsgrundlage und Intervall führt, die Zielgruppe nach Abteilung, Standort oder Nachweis bestimmt und fällige Unterweisungen meldet, bevor sie überfällig sind — das leistet das Modul Unterweisungen.

So gehen Sie vor

1. Themenplan aufstellenWelche Unterweisungen gelten im eigenen Haus, mit welchem Intervall und für welche Zielgruppe? Das Blatt „Themenplan“ enthält sieben verbreitete Themen mit Rechtsgrundlage als Ausgangspunkt — von der UVV-Fahrerunterweisung bis zu Jugendlichen. Welche davon gelten, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung.
2. Termin anlegenJe Unterweisungstermin eine Zeile im Blatt „Termine“: Datum, Thema, Rechtsgrundlage, unterweisende Person, Dauer, Ort oder Form und die verwendeten Unterlagen. Die nächste Fälligkeit rechnet die Vorlage aus dem Intervall aus.
3. Teilnahme dokumentierenDrucken Sie für den Termin die PDF-Teilnehmerliste aus und lassen Sie sie unterschreiben. Übertragen Sie das Ergebnis anschließend ins Blatt „Teilnahmen“ — eine Zeile je Person und Termin, mit Status teilgenommen, gefehlt oder nachgeholt.
4. Fehlende nachverfolgenWer gefehlt hat, gilt als nicht unterwiesen. Zeilen mit Status „gefehlt“ ohne Nachholtermin werden in der Vorlage farbig hervorgehoben. Der Nachholtermin gehört gesetzt, bevor die Person wieder ein Fahrzeug oder Gerät führt.
5. Neueintritte einplanenUnterwiesen wird vor Aufnahme der Tätigkeit, nicht beim nächsten Sammeltermin. Legen Sie dafür einen festen Auslöser fest: Wer den Fahrzeugschlüssel ausgibt, prüft vorher den Unterweisungsnachweis.