Erfassung mit Positionen
Belege mit Einzelpositionen, Kostenstelle, Steuersatz und Beleg-Dokument als Anhang.
BelegmanagementFinanzen & Analytik
Vom Beleg zur geprüften Freigabe.
Positionen, Dokumente und Rückfragen in einem Ablauf führen und sehen, was einer Freigabe noch entgegensteht.
30 Minuten, echtes Produkt, Ihr Ablauf im Mittelpunkt — kostenlos und unverbindlich.
Paket: Professional
So arbeiten Sie damitSo sieht das im Alltag aus — in drei Schritten.
Beleg mit Positionen erfassen
Belegangaben und Dokument hinterlegen. Positionen mit Beträgen und den erforderlichen finanziellen Zuordnungen ergänzen.
Einreichen und prüfen
Den Beleg in die Prüfung geben. Regelhinweise bearbeiten, Rückfragen klären und notwendige Warnungsübersteuerungen begründen.
Freigabe und Zahlung nachhalten
Den geprüften Beleg durch Berechtigte genehmigen lassen. Zahlung dokumentieren und die passenden Daten für die Weiterverarbeitung exportieren.
Belegdashboard · Echte Produktansicht mit Demodaten
Im Detail
Alles, was das Modul für Sie erledigt.
Konfigurierbares Regelwerk
Dublettenerkennung, Kraftstoff-Abweichung, Kilometerplausibilität, fehlende Kostenstelle und fehlender Steuersatz — je Regel als Hinweis, Warnung, Blocker oder aus.
Prüfworkflow mit Warteschlange
Prüfung starten, genehmigen, Klärung anfordern, ablehnen oder als bezahlt markieren — mit Zähler offener Belege in der Navigation.
Vier-Augen-Prinzip
Trennung von Erfassung und Freigabe ist als Richtlinie hinterlegt und wird im Ablauf sichtbar durchgesetzt.
Kostenimport aus der Datei
Kostenlisten aus Buchhaltung oder Lieferant als CSV einlesen: Spalten zuordnen, Vorschau prüfen, Zeilen einzeln oder gesammelt einem Fahrzeug zuweisen, nachvalidieren — und erst dann übernehmen. Die Freigabe eines Laufs ist ein eigenes Recht, getrennt vom Einlesen.
Korrigieren statt überschreiben
Finanzielle Korrekturen sind ein eigener, protokollierter Vorgang — der ursprüngliche Wert bleibt nachvollziehbar.
Löschen oder stornieren, nie beides
Ein Entwurf hat nie eine Kostenzahl beeinflusst und darf verschwinden — mit Prüfpfad-Eintrag vor dem Löschen. Ein genehmigter oder bezahlter Beleg bekommt stattdessen eine verknüpfte Gegenbuchung; beide Sätze fallen aus jeder Summe heraus, während der Prüfpfad beide behält.
Umbuchen und splitten
Ein Beleg lässt sich auf ein anderes Fahrzeug oder eine andere Kostenstelle umbuchen und in bis zu fünf Teile aufteilen. Der Nettoanteil wird proportional gerechnet, der Rundungsrest auf den letzten Teil geschoben — die Teile ergeben zum Cent wieder die Ausgangssumme.
Gemeinkosten und Reisekosten
Fuhrparkweite Kosten ohne Fahrzeug sind als Gemeinkosten gekennzeichnet und damit unterscheidbar von „noch nicht zugeordnet“. Reisekosten laufen als eigene Erfassung: dienstliche und private Kilometer getrennt, Kilometersatz, Verpflegungs- und Übernachtungspauschale, mit CSV-Export.
Exporte und Prüfpfad
Exportaufträge mit Verlauf und Download sowie eine Compliance-Ansicht mit vollständigem Audit-Trail.
Belegstatus
- Entwurf
- Eingereicht
- In Prüfung
- Klärung erforderlich
- Genehmigt
- Bezahlt
Belege sind ein Baustein von vielen. Welche Aufgaben eine Fuhrparkmanagement-Software insgesamt übernimmt, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten und was sie kostet, steht auf der Übersichtsseite.
Fuhrparkmanagement-Software im ÜberblickLizenz und Einführung
Nur bezahlen, was Sie brauchen. Betreiben, wo Sie wollen.
Preise und Pakete ansehen- Modulumfang
- Sie schalten frei, was Ihr Team braucht — Paket und gewählte Module bestimmen den Umfang, installiert wird trotzdem nur eine Anwendung. Welche Funktionen dazugehören, klären wir vor dem Start, damit Ihr Angebot genau passt.
- Kauf oder Mietkauf
- Einmal pro Fahrzeug kaufen und dauerhaft nutzen — oder den Kauf als Mietkauf in Raten finanzieren. Unbegrenzte Benutzer und Fahrer sind immer inklusive; Wartung mit Updates und Support wird transparent pro Fahrzeug und Jahr ausgewiesen.
- Betrieb und Einführung
- Auf Ihren Servern, in Ihrer Private Cloud oder als Container — Ihre Daten bleiben bei Ihnen. Datenübernahme, Einrichtung und Schulung planen wir gemeinsam mit Ihrer IT; betreuter Betrieb ist auf Anfrage möglich.Fuhrparkmanagement-Software On-Premise: Betrieb und Kosten
FAQ
Häufige Fragen.
Ja. Jede Regel wird pro Mandant auf Aus, Hinweis, Warnung oder Blocker gestellt. Kostenstellen- und Steuersatzpflicht sind damit Konfiguration und nicht fest verdrahtet.
Der Freigabemodus ist pro Mandant konfigurierbar. In der schlanken Variante geht ein Beleg ohne separate Prüfstufe direkt in den Zahlstatus; die Protokollierung bleibt in beiden Varianten identisch.
Ja, die Dublettenerkennung ist eine der mitgelieferten Regeln. Wie streng sie greift — Hinweis, Warnung oder Blocker — entscheiden Sie in der Konfiguration.
Dafür gibt es den Kostenimport. Sie laden die Datei hoch, ordnen die Spalten zu und bekommen einen Lauf mit Vorschau: Welche Zeilen sind einem Fahrzeug zuzuordnen, welche nicht, welche verstoßen gegen eine Prüfregel. Zeilen lassen sich einzeln oder gesammelt zuweisen und ausschließen; erst die Freigabe des Laufs erzeugt Belege. Ein Lauf kann komplett zurückgenommen werden, und jede Zeile weiß, aus welchem Lauf sie stammt.
Ja, über das Splitten in bis zu fünf Teile. Der Nettoanteil wird proportional gerechnet und der Rundungsrest auf den letzten Teil geschoben, sodass die Teile zum Cent wieder die Ausgangssumme ergeben; die ursprüngliche Positionsaufstellung wandert vorher vollständig in den Prüfpfad. Ein Beleg, der schlicht am falschen Fahrzeug hängt, wird stattdessen umgebucht.
Persönliche Demo
Belegmanagement live sehen — an Ihrem Ablauf.
Erzählen Sie uns, wie Sie heute arbeiten. Wir zeigen Ihnen die passenden Funktionen im echten Produkt, beantworten Ihre Fragen zu Einführung, Betrieb und Lizenz — und melden uns nach Ihrer Anfrage persönlich per E-Mail, um einen Termin zu finden, der Ihnen passt.
Cloudkasten GmbH
Entwickelt und betreut in Erftstadt bei Köln. Sie sprechen direkt mit dem Team hinter der Software.
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