Zeitnah erfasst
Fahrer tragen Fahrten selbst ein; aus abgeschlossenen Poolbuchungen mit Kilometerständen entstehen Entwürfe zum Bestätigen. Einträge, die erst lange nach der Fahrt erfasst werden, markiert das System sichtbar als nicht zeitnah.
Compliance & Halterhaftung
Fahrtenbuch
Das Finanzamt verlangt ein Fahrtenbuch, das zeitnah, in geschlossener Form und ohne nachträgliche Manipulation geführt wird. Genau diese drei Anforderungen stecken hier im Datenmodell: fortlaufende Nummerierung je Fahrzeug, eine SHA-256-Hashkette und Korrekturen, die als Korrekturen sichtbar bleiben.
Nummerierung Lückenlos je Fahrzeug
Integrität SHA-256-Hashkette
Korrekturen Nur mit Begründung
Export PDF und Excel
Monatsabschluss Optional, nach VwV Kfz BW
Ein Fahrtenbuch, das niemand nachträglich ändern kann — auch Sie nicht
Fahrer erfassen ihre Fahrten selbst — von Hand oder als vorbereiteten Entwurf aus einer abgeschlossenen Poolbuchung, den sie prüfen und bestätigen. Jeder bestätigte Eintrag erhält eine fortlaufende Nummer je Fahrzeug und wird über eine Hashkette mit seinem Vorgänger verkettet. Bearbeiten oder Löschen gibt es nicht: Eine Änderung ist immer ein neuer Korrektureintrag mit Pflicht-Begründung und Feld-Diff, und beide Einträge bleiben sichtbar.
Funktionsumfang
Was das Modul konkret kann
Geschlossene Form
Jeder bestätigte Eintrag erhält eine lückenlose fortlaufende Nummer je Fahrzeug. Einträge werden nie gelöscht — nur ein noch unbestätigter Entwurf lässt sich verwerfen.
Manipulationssicher per Hashkette
Jeder Eintrag wird per SHA-256 über seine Fakten plus den Hash des Vorgängers verkettet. Die Integritätsprüfung läuft auf Knopfdruck und zeigt exakt, wo eine Kette bricht.
Korrekturen statt Bearbeiten
Geschlossene Einträge lassen sich weder bearbeiten noch löschen. Eine Korrektur ist ein neuer Eintrag mit Pflicht-Begründung und Feld-für-Feld-Diff — beide bleiben in Listen und Exporten sichtbar.
Prüf-Queue mit Kilometer-Lückenprüfung
Der Fuhrpark sieht Lücken, Überschneidungen und verspätete Einträge je Fahrzeug. Ein Befund kann mit Begründung als akzeptiert markiert werden — die Akzeptanz gilt nur für exakt diesen Befund; wächst die Lücke, öffnet sie sich neu.
Zweckaufteilung und Export
Dienstlich, Arbeitsweg und privat je Fahrzeug in Kilometern und Prozent. Fahrtenbuch und Zweckaufteilung lassen sich als PDF und Excel exportieren — korrigierte Einträge bleiben gekennzeichnet enthalten.
Monatsabschluss für Behördenfuhrparks
Optional zuschaltbar: Fahrtenbücher lassen sich je Fahrzeug monatlich abschließen, wie es Nr. 14.1 der VwV Kfz Baden-Württemberg verlangt. Ein abgeschlossener Monat nimmt keine Fahrten und keine Korrekturen mehr auf; wer ihn doch braucht, öffnet ihn mit Begründung wieder — protokolliert und mit eigenem Siegel je Monat.
Ablauf
Weg eines Eintrags
- 01 Erfasst
- 02 Nummeriert und verkettet
- 03 In der Prüf-Queue
- 04 Befund korrigiert oder akzeptiert
Häufige Fragen
Die Entscheidung trifft im Einzelfall das Finanzamt. Das Modul setzt die formalen Kriterien technisch durch: zeitnahe Erfassung mit sichtbarer Markierung verspäteter Einträge, lückenlose fortlaufende Nummerierung je Fahrzeug und eine Hashkette, die nachträgliche Änderungen ausschließt — jede Korrektur bleibt als Korrektur dokumentiert.
Der Eintrag wird nicht bearbeitet, sondern korrigiert: Ein neuer Korrektureintrag verweist auf das Original, die Begründung ist Pflicht, und der Feld-Diff zeigt, was sich geändert hat. Beide Einträge bleiben in Listen, Berichten und Exporten sichtbar.
Nein. Aus abgeschlossenen Poolbuchungen mit Kilometerständen erzeugt das System Entwürfe, die der Fahrer nur noch prüft und bestätigt. Den Zweck der Fahrt muss er dabei selbst angeben — ein blindes Durchbestätigen ist bewusst nicht möglich, denn ein Fahrtenbuch voller unbezeugter Einträge wäre wertlos.
Die Vorgaben der Nummer 14 setzt das Modul technisch um: Datum, Zweck, Strecke mit Anfangs- und Endpunkt, Fahrername und Kilometerstände je Fahrt, Eintragungen bei Fahrtantritt oder -ende, Berichtigungen nur erkennbar als solche (Nr. 14.3.6) und ein elektronisches Fahrtenbuch, bei dem nachträgliche Änderungen ausgeschlossen beziehungsweise dokumentiert sind (Nr. 14.3.7). Den monatlichen Abschluss nach Nr. 14.1 schalten Sie je Mandant zu; der Abschluss weist Einträge, Kilometer, Kilometerstand und Prüfsumme aus und liegt damit der Dienststelle in der Form vor, die Nr. 14.6 bis zum Zehnten des Folgemonats erwartet. Für Fahrtenbücher zum geldwerten Vorteil bleibt der Monatsabschluss abgeschaltet — dort verlangt ihn niemand.
Passt zusammen mit
Buchungen & Poolfahrzeuge
Self-Service-Buchung aus zugewiesenen Pools, Genehmigungsworkflow und automatische Fahrzeugzuweisung.
Fahrer-Meldungen
Kilometerstand, Reifenwechsel, Schaden und Tankbeleg melden Fahrer selbst — die Verwaltung prüft nur noch.
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