Monatsabschluss im Fahrtenbuch
Fahrtenbücher lassen sich jetzt monatlich abschließen — wie es Nummer 14.1 der VwV Kfz Baden-Württemberg für Dienstkraftfahrzeuge verlangt. Ein abgeschlossener Monat nimmt keine Fahrt und keine Korrektur mehr auf; wer ihn doch braucht, öffnet ihn mit Begründung wieder. Optional und standardmäßig aus.
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Monatsabschluss je Fahrzeug. Auf Papier ist der Abschluss ein Strich unter der letzten Zeile — danach kommt nichts mehr auf die Seite. Genau das passiert hier: Ein abgeschlossener Monat weist jede weitere Fahrt und jede Korrektur ab, gleich ob sie aus der Fahrer-App, dem Backoffice oder aus einer bestätigten Poolbuchung kommt. Welcher Monat gemeint ist, entscheidet der Tag der Fahrt, nicht der Tag der Erfassung: eine Januarfahrt gehört auf die Januarseite, auch wenn sie erst im März nachgetragen wird.
Wieder öffnen — mit Begründung. Ein für immer verschlossener Monat würde die zulässige Berichtigung nach Nummer 14.3.6 aushebeln: Der Fehler bliebe schlicht im Buch stehen. Deshalb lässt sich ein Monat wieder öffnen, aber nur einzeln, nur mit Begründung, und jeder Abschluss wie jede Wiederöffnung bleibt mit Person, Zeitpunkt und Grund dauerhaft im Verlauf.
Siegel je Monat. Der Abschluss hält fest, was der Monat enthielt — Einträge, Kilometer, Km-Stand am Anfang und Ende, offene Hinweise, unbestätigte Entwürfe — und versiegelt diese Angaben zusammen mit allen Eintragsprüfsummen des Monats und dem Siegel des Vormonats. Wird nachträglich an den Einträgen eines abgeschlossenen Monats gedreht, meldet die Integritätsprüfung nicht mehr nur den Eintrag, sondern den Monat.
Fuhrparkweiter Abschluss. Die Vorlage bei der Dienststelle bis zum Zehnten des Folgemonats ist eine monatliche Runde — bei vierhundert Fahrzeugen macht die niemand einzeln. Ein Aufruf schließt alle Fahrzeuge des Monats ab; bereits abgeschlossene werden übersprungen statt zu scheitern, der Aufruf darf also wiederholt werden.
Abschluss im Export. PDF und Excel des Fahrtenbuchs führen die Abschlüsse des ausgewerteten Zeitraums mit auf: wer wann über wie viele Einträge und welche Kilometer abgeschlossen hat, wie oft der Monat abgeschlossen wurde und ob das Siegel noch trägt.
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Integritätsprüfung deckt jetzt beides ab: die Eintragskette und die Monatssiegel — die Frage „wurde an diesem Fahrtenbuch etwas verändert?“ wird an einer Stelle beantwortet statt an zweien
Neue Berechtigung „Monate abschließen und wieder öffnen“, getrennt von der Fahrtenbuch-Prüfung: eine Dienststelle kann die Einsicht breit vergeben und die Unterschrift eng halten
Der Schalter für den Monatsabschluss entscheidet nur, ob künftig abgeschlossen werden darf — bereits versiegelte Monate bleiben versiegelt, auch wenn die Funktion später wieder ausgeschaltet wird
Die Monatsgrenze folgt einer einstellbaren Zeitzone (Vorgabe Europe/Berlin), damit eine Fahrt um 00:30 Uhr am Ersten nicht im Vormonat landet
Das Demo-System zeigt den Monatsabschluss am Beispiel einer Landesbehörde: abgeschlossene Monate, ein wieder geöffneter und noch offene
Die Vorgaben und ihre Umsetzung
- Nr. 14.1 — Inhalt: Datum, Zweck der Fahrt, Fahrtstrecke mit Anfangs- und Endpunkt, Name der Fahrerin oder des Fahrers, Kilometerstand bei Beginn und Ende; zusätzlich Abfahrts- und Ankunftszeiten. Alles Pflichtfelder des Eintrags
- Nr. 14.1 — monatlich abschließen: der Monatsabschluss je Fahrzeug, der genau diese Sperre setzt
- Nr. 14.2 — Zuordenbarkeit: jeder Eintrag trägt seinen Fahrer, auch bei wechselnder Nutzung desselben Dienstkraftfahrzeugs
- Nr. 14.3.4 — zeitnah und in geschlossener Form: der Erfassungszeitpunkt wird mitgeschrieben und ab sieben Tagen Abstand markiert; die Nummerierung je Fahrzeug ist lückenlos
- Nr. 14.3.6 — Berichtigungen erkennbar: Korrekturen entstehen als eigener Eintrag mit Begründung und Feld-für-Feld-Nachweis; das Original bleibt sichtbar
- Nr. 14.3.7 — elektronisches Fahrtenbuch: nachträgliche Änderungen sind ausgeschlossen und, wo sie als Korrektur zulässig sind, dokumentiert
- Nr. 14.6 — Vorlage bis zum Zehnten: die Übersicht zeigt je Monat, was noch abzuschließen ist, und markiert Überfälliges; der Abschluss steht im PDF- und Excel-Export
Nicht vom System übernommen: die sechsjährige Aufbewahrung nach Nummer 14.6 bleibt eine organisatorische Aufgabe, und für überfällige Monate verschickt das System keine Erinnerung. Der Monatsabschluss ist optional — für ein Fahrtenbuch zum geldwerten Vorteil nach § 8 Absatz 2 EStG verlangt ihn niemand, dort bleibt er ausgeschaltet.